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Zollformulare: CN22, CN23 und andere wichtige Dokumente – Der komplette Guide

CN22, CN 23, Zollformulare | Frau arbeitet am Computer mit Sendungen, sie füllt Zollformulare aus

Als E-Commerce-Händler ist der internationale Versand ein wichtiger Wachstumsfaktor für dein Unternehmen. Zu verstehen, welche Zollvorschriften dabei gelten, kann jedoch eine Herausforderung sein. 

In diesem Artikel erfährst du, wie du sicherstellt, dass deine Sendungen den einschlägigen Zollvorschriften entsprechen. 

Alles was du dazu über Zolldokumente wie die Formulare CN22 und CN23 wissen musst, im Folgenden. 

Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel ist nicht als Rechtsberatung zu verstehen, sondern vielmehr als Leitfaden, der Ihnen bei internationalen Sendungen helfen soll.

Hier eine Übersicht der Themen:

  • Zollerklärungen – wann brauche ich sie?
  • Zollformulare – welche brauche ich?
  • Die Zollvorschriften der Europäischen Union und der Brexit
  • CN22 & CN23: Die wichtigsten Zollformulare
  • Ausfüllen von CN22 und CN23 – Deine Schritt-für-Schritt-Anleitung
  • Zollformulare leicht gemacht, durch deinen 3PL-Partner
Frau füllt CN22, CN23 oder ein andere Zollformular für ihre Sendung aus.

Zollerklärungen – wann brauche ich sie?

Kurz: Das Zollformular (manchmal auch "Zollerklärung" oder "Zolldokument" genannt) musst du bei jeder außereuropäischen Warenversendung ausfüllen. 

Die meistgebrauchten sind die Dokumente CN22 und CN23.

Du musst also keine Zollformulare verwenden müssen, wenn du Waren von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen versendest (weil die EU-Mitgliedstaaten ein Abkommen über den zollfreien Handel haben). 

EU-Ausnahmen, bei denen du Zollerklärungen brauchst

  • Versand in eine Überseeregion eines EU-Landes, das zwar zur EU, aber nicht zur Zollunion gehört, z. B. Ceuta und Melilla.
  • Versand in überseeische Regionen von EU-Ländern, die Teil der EU und der Zollunion sind, aber andere Mehrwertsteueranforderungen haben, z. B. die Kanarischen Inseln und die französischen Überseegebiete.
  • Für den Versand aus einem EU-Staat in einen Nicht-EU-Staat außerhalb der Zollunion müssen Sie Ihrem Paket Zollformulare beifügen. Das Gleiche gilt, wenn Sie ein Paket aus einem Nicht-EU-Land an eine Adresse innerhalb der EU versenden.

Kurz gesagt, du musst Zolldokumente verwenden, wenn:

Tabelle, aus der hervorgeht, wann Sie bei Sendungen zwischen EU-Mitgliedstaaten und Nicht-EU-Staaten ein Zollformular verwenden müssen (CN22 oder CN23)

Diese Regeln gelten für alle kommerziellen Sendungen (z. B. Lieferungen im elektronischen Handel) und sogar für persönliche Sendungen (z. B. Geschenke zwischen Privatpersonen).

Zollunterlagen – Dazu sind sie gut

Zollformulare helfen den nationalen Regierungen, den Überblick darüber zu behalten, welche Waren in ihre Länder eingeführt werden. 

Diese Informationen werden aus vielen Gründen verwendet, unter anderem:

  • Überwachung des Handelsvolumens zwischen zwei Ländern
  • Nachverfolgung von gefährlichen Materialien oder Gegenständen, die ein Risiko für die öffentliche Gesundheit darstellen
  • Sicherstellung einer korrekten Besteuerung

Wie wirkt sich der Brexit auf die Zolldokumente aus?

Seit dem 1. Januar 2021 müssen alle Pakete, die zwischen dem Vereinigten Königreich und einem Mitgliedstaat der Europäischen Union versandt werden, mit Zolldokumenten versehen werden.

Eine Ausnahme gilt für Waren, die zwischen Nordirland und der EU versandt werden. Für den Versand zwischen Nordirland und dem Rest des Vereinigten Königreichs können jedoch Zollerklärungen erforderlich sein. Weitere Informationen über den Brexit und den Zoll finden Sie hier.

Falsches oder inkorrektes Zollformular beigefügt – was passiert nun?

Da es sich um eine gesetzliche Vorschrift handelt, ist es wichtig, dass Sie immer die richtigen Zollformulare verwenden. 

Wenn Sie ein vorgeschriebenes Zollformular nicht einreichen oder zwar das richtige Formular verwenden, aber falsche oder inkorrekte Angaben machen, kann dies folgende Folgen haben:

  • Ihre Sendung kann durch eine Zollkontrolle verzögert werden.
  • Der Inhalt Ihres Pakets kann von den Zollbehörden beschlagnahmt oder zerstört werden.
  • Die Sendung kann auf Ihre Kosten an Sie zurückgeschickt werden.
  • Sie können mit einer Geldstrafe belegt oder, je nach Schwere des Falls, strafrechtlich verfolgt werden.

Kurz: Die nicht korrekte Verwendung der Zollformulare ist das Risiko nicht wert. Als Verkäufer sind Sie dafür verantwortlich, dass die Formulare korrekt verwendet werden. Das bedeutet, dass Sie im Falle von Fehlern oder Versäumnissen auch rechtlich verantwortlich sind.

Ein Mann und eine Frau füllen die CN22, CN23 oder andere Zollformulare für ihre Sendungen aus.

Zollformulare & Zolldokumente – welche brauche ich?

Es gibt viele verschiedene Zollformulare und -dokumente. Welche Dokumente du ausfüllen musst, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:

  • dem Wert der Waren, die du versendest
  • der Art der Artikel, die du verwendest
  • dem Spediteur und dem Lieferdienst, den du benutzt
  • Das Land, in das du verwendest

Im Folgenden findest du die häufigsten Zollformulare und -dokumente für den internationalen Versand von E-Commerce-Händlern:

Die Formulare CN22 und CN23

Die Formulare CN22 und CN23 sind die am häufigsten verwendeten Zolldokumente für den internationalen Versand. Es handelt sich um ein Standardformular, das vom Weltpostverein (UPU), einem weltweiten Zusammenschluss von Postdienstleistern, erstellt wurde.

Diese Zollformulare sind bei jedem internationalen Versand mit einem nationalen Postdienstleister (wie Royal Mail im Vereinigten Königreich oder Deutsche Post in Deutschland) zu benutzen.

Es wird auch empfohlen, ein CN22- oder CN23-Formular zu verwenden, wenn Sie mit privaten Transportunternehmen (wie DHL, UPS, FedEx oder DPD) versenden. Aufgrund ihres standardisierten Formats werden sie von den Zollbehörden auf der ganzen Welt anerkannt. Das bedeutet, dass sie effizienter bearbeitet werden können als nicht standardisierte Zolldokumente.

In den Abschnitten über die Formulare CN22 und CN23 weiter unten findest du eine ausführliche Erläuterung dieser wichtigen Formulare.

Andere gängige Zollformulare

Hier findest du weitere gängige Formulare, die du möglicherweise verwenden musst, je nachdem, in welches Land du versendest:

Tabelle mit den üblichen Zollformularen, die D2C-Verkäufer beim Versand außerhalb Europas verwenden können

Vertiefung: CN22- und CN23-Formulare

Für die meisten Einzelhändler sind die Formulare CN22 und CN23 die wichtigsten Zolldokumente, die Sie verwenden werden.

In den folgenden Abschnitten erklären wir:

  • Der Unterschied zwischen diesen Formularen und wann sie zu verwenden sind
  • Wie man sie ausfüllt
Eine Tabelle, die den Unterschied zwischen den Formularen CN22 und CN23 erklärt

Wo kann ich ein CN22- oder CN23-Formular erhalten?

Diese Formulare können Sie auf der Website des nationalen Postdienstes in Ihrem Land herunterladen. Wenn Sie einen privaten Kurierdienst in Anspruch nehmen, besuchen Sie dessen Online-Formularbibliothek oder fordern Sie die Formulare bei dessen Kundendienst an.

Wer muss ein CN22- oder CN23-Formular ausfüllen?

Der Versender. Wenn du ein Paket ins Ausland versendest, bist du dafür verantwortlich – und gesetzlich verpflichtet – ein korrektes CN22- oder CN23-Formular beizulegen.

Was mache ich mit dem ausgefüllten CN22- oder CN23-Formular?

Das ausgefüllte Formular muss zusammen mit dem Paket bei der Post abgegeben werden.

Es kann in durchsichtiger Plastikfolie auf das Paket geklebt werden, damit es für die Zollbehörden im Bestimmungsland sichtbar ist.

Wie fülle ich ein CN22-Zollanmeldungsformular aus?

Der Vordruck CN22 enthält weniger Einzelheiten als der Vordruck CN23 und ist daher leichter auszufüllen. Es kann als Aufkleber ausgedruckt und neben der Versandadresse auf dem Paket angebracht werden.

So sieht das CN22-Formular aus:

Blanko CN22 Zollanmeldungsformular auf Englisch

Wenn Sie ein kleines Paket aus dem Vereinigten Königreich ins Ausland versenden, müssen Sie dieses Formular ausfüllen.

  • Füllen Sie das Formular vollständig aus und schreiben Sie es in gut lesbaren Großbuchstaben.
  • Geben Sie in den ersten beiden Abschnitten den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens an.
  • Als Einzelhändler, der eine Bestellung an einen Kunden versendet, wählen Sie im dritten Abschnitt des Formulars "Verkauf von Waren".
  • Geben Sie eine Beschreibung des Inhalts ein. Wenn Sie zum Beispiel ein bedrucktes Herren-T-Shirt versenden, sollten Sie das Material angeben: "Herren-Baumwollhemd". Geben Sie auch die Menge, das Gewicht und den Verkaufswert an.
  • Beachten Sie, dass Sie die HS-Codes nicht angeben müssen, wenn Sie sie nicht kennen. Sie werden diese Codes jedoch auf Ihrer Handelsrechnung angegeben haben. Das bedeutet, dass Sie diese Codes kennen und sie daher auch auf dem CN22-Formular angeben sollten.
  • Geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens an, wenn Sie im Vereinigten Königreich oder in der EU mehrwertsteuerpflichtig sind.
  • Unterschreiben und datieren Sie das Formular.
  • Übergeben Sie das ausgefüllte Formular zusammen mit dem Paket an Ihren Postdienstleister.

Wie fülle ich ein CN23-Zollanmeldungsformular aus?

So sieht das CN23-Formular aus:

Wie Sie sehen können, ist das CN23-Formular ausführlicher. Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Ausfüllen des Formulars.

Formular für die Zollanmeldung CN23 in englischer Sprache.

  • Geben Sie die Adressdaten Ihres Unternehmens und des Kunden/Empfängers an.
  • Geben Sie die Mehrwertsteuernummer (falls vorhanden) und die Telefonnummer des Kunden an.
  • Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Artikel an. Wenn Sie Artikel wie Kosmetika versenden, ist es nicht notwendig, die gesamte Liste der Inhaltsstoffe anzugeben. Geben Sie jedoch genügend Informationen an, um deutlich zu machen, worum es sich bei den Artikeln handelt, z. B. "alkoholfreie Gesichtscreme".
  • Geben Sie die Menge, das Gewicht und den Wert der einzelnen Artikel an. Diese Angaben sind obligatorisch und müssen korrekt sein.
  • Geben Sie für jeden Artikel den HS-Code und das Ursprungsland an.
  • Geben Sie den Betrag an, den Sie für das Porto dieses Pakets bezahlt haben.
  • Wählen Sie als Kategorie "Sonstige" und geben Sie "Verkauf von Waren" an.
  • Geben Sie den Ort des Postamtes und das Datum der Einlieferung an.
  • Geben Sie alle Kommentare ein, die für die von Ihnen versendeten Produkte relevant sein könnten (z. B. ob sie bei der Ankunft unter Quarantäne gestellt werden müssen). Wenn Sie sich nicht sicher sind, besuchen Sie die Website der Zollbehörde des Landes, in das Sie versenden, oder wenden Sie sich an einen Zollmakler.
  • Wenn für Ihre Artikel spezielle Lizenzen oder Zertifizierungen erforderlich sind, geben Sie die entsprechenden Nummern an.
  • Geben Sie die Rechnungsnummer für die Bestellung des Kunden an.
  • Unterschreiben und datieren Sie das CN23-Formular.
  • Geben Sie das ausgefüllte Formular zusammen mit dem Paket bei Ihrem Postdienstleister ab.

Wie kann ich das Zollverfahren vereinfachen? Zusammenarbeit mit einem 3PL-Partner

Wie Sie sehen, erfordern Zollformulare wie das CN23 eine Vielzahl von Informationen. 

Es ist zeitaufwändig, bei jedem internationalen Versand Ihres Unternehmens Zolldokumente auszufüllen. Dennoch sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet.

Wenn dein Unternehmen wächst, wird es wichtig sein, international zu expandieren und deinen Kundenstamm zu vergrößern, und diese Formulare einzeln auszufüllen ist keine skalierbare Lösung.

Die Bearbeitung Ihrer eigenen Zolldokumente ist nicht nur zeitaufwändig. Es ist auch riskant. 

Selbst ein kleiner Fehler oder eine Auslassung in einem Zollformular kann dazu führen, dass dein Paket verzögert zugestellt oder als unzustellbar zurückgeschickt wird. Im schlimmsten Fall kann dies sogar zu einer Geldstrafe oder anderen Sanktionen für dein Unternehmen führen.

Vereinfache deine Zollabwicklung durch die Zusammenarbeit mit einem Full-Service-Logistikmanagement-Partner wie Hive. Wir verfügen über das interne Fachwissen und die Erfahrung, um zollrelevante Dokumente und Verfahren abzuwickeln, ganz gleich, was und wohin du es versendest. 

Und so funktioniert es:

  • Sie erhalten eine Bestellung von einem internationalen Kunden.
  • Die Bestellung wird automatisch an unsere internationale Packstation geschickt.
  • Wir kümmern uns um alle Zollerklärungen.
  • Wir übernehmen die Verantwortung dafür, dass Ihre Zolldokumente korrekt ausgefüllt und eingereicht werden.
  • Sie müssen sich nie wieder um Zollformulare kümmern und können sich stattdessen auf Ihr Geschäft konzentrieren.
  • Sind Sie an einer Zusammenarbeit mit Hive interessiert? Erfahren Sie mehr über unsere Preise und fordern Sie hier ein Angebot an.

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