Een snelle gids voor douaneformulieren: CN22, CN23 en andere belangrijke documenten

Als e-commerce retailer is internationale verzending een belangrijke motor voor de groei van uw bedrijf. Maar het kan een uitdaging zijn om te begrijpen welke douaneregels op u van toepassing zijn. Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw zendingen voldoen aan de relevante douanevereisten? En wanneer en hoe gebruikt u belangrijke douanedocumenten zoals de CN22- en CN23-formulieren?

Hieronder helpen we je bij het navigeren door de belangrijkste douanedocumenten die je nodig hebt bij het verzenden van je goederen over internationale grenzen. Deze blog moet niet worden gezien als juridisch advies, maar als een gids die je helpt bij het navigeren door internationale zendingen.

Dit zijn de onderwerpen die we zullen behandelen:

• Wanneer douaneaangiften gebruiken
• Welke douaneformulieren gebruiken
• Douaneregels van de Europese Unie en Brexit
• Een duik in de belangrijkste douaneformulieren: CN22 en CN23
• Een stapsgewijze handleiding voor het invullen van CN22- en CN23-formulieren
• Hoe kan ik het proces vereenvoudigen? Werken met een 3PL-partner

Wanneer moet ik een douaneaangifteformulier gebruiken?

Telkens wanneer je goederen over internationale grenzen verzendt die niet onder een douanevrijhandelsovereenkomst vallen, moet je een douaneformulier gebruiken (soms ook "douaneaangifte" of "douanedocument" genoemd). De meest voorkomende zijn de CN22- en CN23-documenten.

Dit betekent dat je geen douaneformulieren hoeft te gebruiken om van de ene EU-lidstaat naar de andere te verzenden (omdat de EU-lidstaten een douanevrijhandelsovereenkomst hebben). Er zijn echter enkele uitzonderingen en je hebt een douaneaangifte nodig wanneer:

• Verzenden naar een overzeese regio van een EU-land dat deel uitmaakt van de EU maar niet in de douane-unie zit, bijv. Ceuta en Melilla.
• Verzenden naar overzeese gebieden van EU-landen die deel uitmaken van de EU en de douane-unie, maar andere btw-vereisten hebben, zoals de Canarische Eilanden en Franse overzeese gebieden.

Als je een pakket vanuit een EU-land naar een niet-EU-land buiten de douane-unie wilt verzenden, moet je douaneformulieren bij je pakket voegen. Hetzelfde geldt als je een pakket vanuit een niet-EU-land naar een adres binnen de EU verzendt.

Kortom, je moet douanedocumenten gebruiken wanneer:

Deze regels gelden voor alle commerciële zendingen (bijvoorbeeld e-commerce leveringen) en zelfs voor persoonlijke zendingen (zoals geschenken tussen particulieren).

Wat is het doel van douanedocumenten?

Douaneformulieren helpen nationale overheden om een overzicht te houden van welke goederen hun land binnenkomen. Deze informatie wordt om vele redenen gebruikt, waaronder:

• Monitoren van handelsvolume tussen twee landen
• Opsporen van gevaarlijke materialen of voorwerpen die een risico vormen voor de volksgezondheid
• Zorgen voor correcte belastingheffing

Hoe beïnvloedt Brexit douanedocumentatie?

Sinds 1 januari 2021 moeten alle pakketten die worden verzonden tussen het Verenigd Koninkrijk en een lidstaat van de Europese Unie voorzien zijn van douanedocumenten.

Er wordt een uitzondering gemaakt voor goederen die worden verzonden tussen Noord-Ierland en de EU. Er kunnen echter douaneaangiften nodig zijn voor verzending tussen Noord-Ierland en de rest van het VK. Meer informatie over Brexit en douane vind je hier.

Wat als ik niet het juiste douaneformulier meestuur?

Omdat het wettelijk verplicht is, is het belangrijk om altijd de juiste douaneformulieren te gebruiken. Het niet verstrekken van een vereist douaneformulier - of het gebruiken van het juiste formulier, maar met valse of onjuiste gegevens - kan de volgende gevolgen hebben:

• Uw zending kan vertraging oplopen door douanecontrole
• De inhoud van uw pakket kan in beslag worden genomen of worden vernietigd door de douaneautoriteiten.
• De zending kan op uw kosten naar u worden teruggestuurd
• U kunt een boete krijgen of, afhankelijk van de ernst van de situatie, strafrechtelijk worden vervolgd

Kortom, het niet correct gebruiken van douaneformulieren is het risico niet waard. Als verkoper is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de formulieren correct worden gebruikt. Dit betekent dat u ook wettelijk aansprakelijk bent in geval van fouten of omissies.

Welke douaneformulieren en documenten moet ik gebruiken?

Er zijn veel verschillende douaneformulieren en documenten die je kunt gebruiken. Welke documenten je moet gebruiken hangt af van factoren zoals:

• De waarde van de items die je verzendt
• Het type artikelen dat u verzendt
• De vervoerder en bezorgdienst die u gebruikt
• Het land waarnaar je verzendt

Hier zijn de meest voorkomende douaneformulieren en documenten voor internationale verzendingen voor e-commerce retailers:

Formulieren CN22 en CN23

De CN22- en CN23-formulieren zijn de meest gebruikte douanedocumenten bij internationale verzendingen. Ze zijn standaard opgesteld door de Wereldpostunie (UPU), een wereldwijde alliantie van postbedrijven.

Je moet altijd een van deze formulieren gebruiken als je internationale pakketten verzendt via een nationale postdienst (zoals Royal Mail in het Verenigd Koninkrijk of Deutsche Post in Duitsland).

Het wordt ook aanbevolen om een CN22- of CN23-formulier te gebruiken wanneer je met particuliere vervoerders verzendt (zoals DHL, UPS, FedEx of DPD). Door hun gestandaardiseerde formaat worden ze herkend door douaneautoriteiten over de hele wereld. Dit betekent dat ze efficiënter kunnen worden verwerkt dan niet-gestandaardiseerde douanedocumenten.

Zie de paragrafen over CN22 en CN23 verderop in dit document voor een gedetailleerde uitleg van deze belangrijke formulieren.

Andere gebruikelijke douaneformulieren

Hier zijn enkele andere veelgebruikte formulieren die je mogelijk moet gebruiken, afhankelijk van naar welk land je verzendt:

Diepe duik: CN22 en CN23 formulieren

Voor de meeste detailhandelaren zijn de CN22- en CN23-formulieren de belangrijkste douanedocumenten die je zult gebruiken.

In de onderstaande paragrafen leggen we dit uit:

• Het verschil tussen deze vormen en wanneer je ze moet gebruiken
• Hoe vul je ze in?

Waar kan ik een CN22 of CN23 formulier krijgen?

Deze formulieren kun je downloaden op de website van de nationale postdienst in jouw land. Als je een particuliere koerierdienst gebruikt, ga dan naar hun online formulierenbibliotheek of vraag de formulieren aan bij hun klantenservice.

Wie moet een CN22 of CN23 formulier invullen?

De verzender. Als je een pakket internationaal verstuurt, is het jouw verantwoordelijkheid en wettelijke aansprakelijkheid om een correct CN22- of CN23-formulier bij te voegen.

Wat doe ik met het ingevulde CN22 of CN23 formulier?

Het ingevulde formulier moet samen met het pakket aan de post worden overhandigd.

Het kan in doorzichtig plastic op het pakket worden aangebracht, zodat het zichtbaar is voor de douaneautoriteiten in het land van bestemming.

Hoe vul ik een CN22 douaneaangifteformulier in?

Het CN22 formulier bevat minder details dan het CN23 formulier en is daarom makkelijker in te vullen. Het kan als sticker worden afgedrukt en naast het verzendadres op het pakket worden geplakt.

Zo ziet het CN22-formulier eruit:

Als je een klein pakket internationaal verzendt vanuit het Verenigd Koninkrijk, is dit het formulier dat je moet invullen.

• Vul het formulier volledig in, in duidelijk leesbare hoofdletters.
• Voer in de eerste twee vakken de naam en het adres van je bedrijf in.
• Als winkelier die een bestelling naar een klant verzendt, selecteer je Verkoop van goederen in het derde gedeelte van het formulier.
• Voer een beschrijving van de inhoud in. Als je bijvoorbeeld een T-shirt met opdruk voor heren verzendt, moet je het materiaal specificeren: "katoenen herenshirt". Vul ook de hoeveelheid, het gewicht en de winkelwaarde in.
• Het is niet nodig om HS-codes in te voeren als je ze niet kent. U hebt deze codes echter wel op uw handelsfactuur vermeld. Dit betekent dat u ze kent, dus moeten ze ook op het CN22-formulier worden ingevuld.
• Voer het btw-nummer van je bedrijf in als je geregistreerd bent voor btw-heffing in het Verenigd Koninkrijk of de EU.
• Onderteken en dateer het formulier.
• Geef het ingevulde formulier samen met het pakket af bij de post.

Hoe vul ik een CN23-douaneaangifteformulier in?

Zo ziet het CN23-formulier eruit:

Zoals je kunt zien is het CN23 formulier gedetailleerder. Hieronder vind je een stap-voor-stap handleiding voor het invullen van het formulier.

1. Voer de adresgegevens van je bedrijf en de klant/ontvanger in.
2. Voer het BTW-nummer van de klant in (als ze dat hebben) en hun telefoonnummer.
3. Geef een gedetailleerde beschrijving van elk artikel. Als je bijvoorbeeld cosmetica verstuurt, hoef je niet de hele ingrediëntenlijst mee te sturen. Geef genoeg informatie om duidelijk te maken wat de artikelen zijn; bijvoorbeeld: "alcoholvrije gezichtscrème".
4. Voer de hoeveelheid, het gewicht en de waarde van elk item in. Deze informatie is verplicht en moet correct zijn.
5. Voer voor elk artikel de HS-code en het land van herkomst in.
6. Voer het bedrag in dat je hebt betaald voor de frankering van dit pakket.
7. Selecteer als categorie "Overige" en voer "Verkoop van goederen" in.
8. Voer de locatie van het postkantoor en de datum van verzending in.
9. Voer eventuele opmerkingen in die relevant kunnen zijn voor de producten die je verstuurt (bijvoorbeeld of ze bij aankomst in quarantaine moeten worden geplaatst). Als je het niet zeker weet, controleer dan de website van de douaneautoriteit in het land waar je naartoe stuurt of raadpleeg een douane-expediteur.
10. Als er speciale licenties of certificaten vereist zijn voor je artikelen, voer dan de referentienummers in.
11. Voer het factuurnummer voor de bestelling van de klant in.
12. Onderteken en dateer het CN23-formulier.
13. Geef het ingevulde formulier samen met het pakket af bij de post.

Hoe kan ik het douaneproces vereenvoudigen? Werken met een 3PL-partner

Zoals je kunt zien, vereisen douaneformulieren zoals de CN23 veel details. Het is tijdrovend om douanedocumenten in te vullen elke keer dat je bedrijf internationaal verzendt. Toch ben je wettelijk verplicht om dit te doen. Naarmate je bedrijf groeit, is het belangrijk om internationaal uit te breiden en je klantenbestand te verbreden, en het individueel invullen van deze formulieren is geen schaalbare oplossing.

Je eigen douanedocumenten afhandelen is echter niet alleen tijdrovend. Het is ook riskant. Zelfs een kleine fout of omissie op een douaneformulier kan ertoe leiden dat je pakket vertraging oploopt of als onbestelbaar wordt geretourneerd. En in het ergste geval kan het zelfs leiden tot een boete of andere sancties voor je bedrijf.

Vereenvoudig uw douaneproces door samen te werken met een full-service logistiek managementpartner zoals Hive. Wij hebben de expertise en ervaring in huis om douanegerelateerde documenten en procedures af te handelen, ongeacht wat u verzendt of waar u het naartoe verzendt. Zo werkt het:

• Je ontvangt een bestelling van een internationale klant.
• De bestelling wordt automatisch verzonden naar ons internationale pakstation.
• Wij verzorgen de volledige douaneaangifte.
• Wij nemen de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je douanedocumenten correct worden ingevuld en ingediend.
• Je hoeft je nooit meer zorgen te maken over douaneformulieren, zodat je je kunt richten op het runnen van je bedrijf.

Geïnteresseerd in werken met Hive? Lees hier meer over onze prijzen en vraag een offerte aan.