Un guide rapide des formulaires douaniers : CN22, CN23, et autres documents importants

En tant que détaillant e-commerce, les expéditions internationales sont un moteur important de la croissance de votre entreprise. Mais comprendre quelles réglementations douanières s’appliquent à vous peut être un défi. Comment pouvez-vous vous assurer que vos envois sont conformes aux exigences douanières pertinentes ? Et quand et comment utilisez-vous les documents douaniers importants comme les formulaires CN22 et CN23 ?

Ci-dessous, nous vous aidons à naviguer dans les documents douaniers les plus importants que vous devrez utiliser pour expédier vos marchandises au-delà des frontières internationales. Ce blog ne doit pas être considéré comme un conseil juridique, mais plutôt comme un guide pour vous aider à naviguer dans les expéditions internationales.

Voici les sujets que nous allons aborder :

• Quand utiliser les déclarations en douane ;
• Quels formulaires douaniers utiliser ;
• Les règles douanières de l’Union européenne et le Brexit ;
• Une plongée en profondeur dans les formulaires douaniers les plus importants : CN22 et CN23 ;
• Un guide étape par étape pour remplir les formulaires CN22 et CN23 ;
• Comment puis-je simplifier le processus ? Travailler avec un partenaire 3PL.

Quand dois-je utiliser un formulaire de déclaration de douane ?

Chaque fois que vous expédiez des marchandises au-delà de frontières internationales qui ne font pas l'objet d'un accord de libre-échange, vous devez utiliser un formulaire douanier (parfois également appelé "déclaration en douane" ou "document douanier"). Les plus courants sont les documents CN22 et CN23.

Cela signifie que tu ne dois pas utiliser de formulaire douanier pour expédier des marchandises d’un État membre de l’UE à un autre (car les États membres de l’UE ont un accord de commerce sans douane). Cependant, il existe quelques exceptions. Une déclaration de douane est nécessaire lorsque :

• tu expédies vers une région d’outre-mer d’un pays membre de l’UE mais pas de l’Union douanière, par exemple Ceuta et Melilla ;
• tu expédies vers des régions d’outre-mer de pays membres de l’UE et de l’Union douanière mais qui ont des exigences différentes en matière de TVA, par exemple les îles Canaries et les territoires français d’outre-mer.

Pour expédier d’un État de l’UE vers un État non-membre de l’Union douanière, tu dois joindre des formulaires de douane à ton colis. Il en va de même si tu expédies un colis d’un pays hors de l’UE vers une adresse à l’intérieur de l’UE.

En bref, tu dois utiliser des documents douaniers dans les cas suivants :

Ces règles s’appliquent à tous les envois commerciaux (livraisons en ligne, par exemple), et elles s’appliquent même aux envois personnels (comme les cadeaux entre particuliers).

Quel est l’objectif des documents douaniers ?

Les formulaires douaniers aident les gouvernements nationaux à garder une vue d’ensemble des marchandises qui entrent dans leur pays. Ces informations sont utilisées pour de nombreuses raisons, notamment pour :

• suivre le volume des échanges commerciaux entre deux pays ;
• suivre les matières dangereuses ou les articles qui présentent un risque pour la santé publique ;
• garantir une taxation correcte.

Comment le Brexit affecte-t-il les documents douaniers ?

Depuis le 1er janvier 2021, tous les colis expédiés entre le Royaume-Uni et un État membre de l’Union européenne doivent être accompagnés de documents douaniers.

Une exception est faite pour les marchandises expédiées entre l’Irlande du Nord et l’UE. Cependant, des déclarations de douane peuvent être nécessaires pour les envois entre l’Irlande du Nord et le reste du Royaume-Uni. Plus d’infos à ce sujet ici.

Que faire si je ne joins pas le bon formulaire douanier ?

Comme il s’agit d’une obligation légale, il est important de toujours utiliser les bons formulaires douaniers. Le fait de ne pas fournir un formulaire douanier requis - ou d’utiliser le bon formulaire, mais en incluant des données fausses ou incorrectes - peut entraîner les conséquences suivantes :

• ton envoi peut être retardé en raison d’une inspection douanière ;
• le contenu de ton colis peut être confisqué ou détruit par les autorités douanières ;
• l’envoi peut t’être renvoyé à tes frais ;
• tu peux être condamné à une amende ou, selon la gravité de la situation, faire l’objet de poursuites pénales.

En bref, ne pas utiliser correctement les formulaires douaniers ne vaut pas le risque. En tant que vendeur, il est de ta responsabilité de veiller à ce que les formulaires soient utilisés correctement. Cela signifie que tu es aussi légalement responsable en cas d’erreur ou d’omission.

Quels formulaires et documents douaniers dois-je utiliser ?

Il existe de nombreux formulaires et documents douaniers différents à utiliser. Les documents à utiliser dépendent de facteurs tels que :

• la valeur des articles que tu expédies ;
• le type d’articles que tu expédies ;
• le transporteur et le service de livraison que tu utilises ;
• le pays vers lequel tu expédies.

Voici les formulaires et documents douaniers les plus courants impliqués dans l’expédition internationale pour les détaillants en e-commerce :

Formulaires CN22 et CN23

Les formulaires CN22 et CN23 sont les documents douaniers les plus courants utilisés dans les expéditions internationales. Il s’agit de formulaires standards créés par l’Union postale universelle (UPU), une alliance mondiale d’opérateurs de services postaux.

Vous devez toujours utiliser un de ces formulaires lorsque vous expédiez des colis à l’international en utilisant un service postal national (comme Royal Mail au Royaume-Uni ou Deutsche Post en Allemagne).

Il est également recommandé d’utiliser un formulaire CN22 ou CN23 lorsque tu expédies avec des transporteurs privés (comme DHL, UPS, FedEx ou DPD). Grâce à leur format standardisé, ils sont reconnus par les autorités douanières du monde entier. Cela signifie qu’ils peuvent être traités plus efficacement que les documents douaniers non normalisés.

Voir les sections sur les formulaires CN22 et CN23 ci-après pour une explication détaillée de ces formulaires importants.

Autres formulaires douaniers courants

Voici d’autres formulaires courants que tu peux être amené à utiliser, selon le pays vers lequel tu expédies :

Plongée profonde : formulaires CN22 et CN23

Pour la plupart des détaillants, les formulaires CN22 et CN23 sont les documents douaniers les plus importants que tu utiliseras.

Dans les sections ci-dessous, nous t’expliquons :

• la différence entre ces formulaires et quand utiliser chacun d’eux ;
• comment les remplir.

Où puis-je recevoir un formulaire CN22 ou CN23 ?

Tu peux télécharger ces formulaires sur le site Web du service postal national de ton pays. Si tu utilises un service de messagerie privé, visite leur bibliothèque de formulaires en ligne ou demande les formulaires à leur service d’assistance à la clientèle.

Qui doit remplir un formulaire CN22 ou CN23 ?

L’expéditeur. Si tu envoies un colis à l’international, il est de ta responsabilité - et de ta responsabilité légale - de joindre un formulaire CN22 ou CN23 correct.

Que dois-je faire avec le formulaire CN22 ou CN23 rempli ?

Le formulaire rempli doit être remis au service postal avec le colis.

Il peut être apposé sur le colis dans un emballage plastique transparent, afin qu’il soit visible pour les autorités douanières du pays de destination.

Comment remplir le formulaire de déclaration en douane CN22 ?

Le formulaire CN22 contient moins de détails que le CN23, il est donc plus facile à remplir. Il peut être imprimé comme un autocollant et placé à côté de l’adresse d’expédition sur le colis.

Voici à quoi ressemble le formulaire CN22 :

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• Veille à remplir tout le formulaire, en écrivant en lettres majuscules bien lisibles.
• Indique le nom et l’adresse de ton entreprise dans les deux premières sections.
• En tant que détaillant expédiant une commande à un client, tu sélectionneras « Vente de marchandises » dans la troisième section du formulaire.
• Saisis une description du contenu. Par exemple, si tu expédies un t-shirt imprimé pour homme, tu dois préciser la matière : « T-shirt en coton pour hommes ». Remplis aussi la quantité, le poids et la valeur au détail.
• Note qu’il n’est pas nécessaire de saisir les codes SH si tu ne les connais pas. Cependant, tu auras saisi ces codes sur ta facture commerciale. Cela signifie que tu les connais, il faut donc les saisir aussi sur le formulaire CN22.
• Saisis le numéro de TVA de ton entreprise si tu es enregistré pour prélever la taxe sur la valeur ajoutée au Royaume-Uni ou dans l’UE.
• Signe et date le formulaire.
• Remettez le formulaire rempli à votre service postal avec le colis.

Comment remplir un formulaire de déclaration douanière CN23 ?

Voici à quoi ressemble le formulaire CN23 :

Comme tu peux le voir, le formulaire CN23 est plus détaillé. Tu trouveras ci-dessous un guide étape par étape pour remplir le formulaire.

1. Saisissez les informations d’adresse de votre entreprise et du client/destinataire.
2. Saisissez le numéro de TVA du client (s’il en a un) et son numéro de téléphone.
3. Donnez une description détaillée de chaque article. Si vous envoyez des articles comme des cosmétiques, il n’est pas nécessaire d’inclure la liste complète des ingrédients. Donnez suffisamment d’informations pour que les articles soient clairs, par exemple : « Crème pour le visage sans alcool ».
4. Indiquez la quantité, le poids et la valeur de chaque article. Ces informations sont obligatoires et doivent être exactes.
5. Saisissez le code SH et le pays d’origine de chaque article.
6. Saisissez le montant que vous avez payé pour l’affranchissement de ce colis.
7. Comme catégorie, sélectionnez « Autre » et entrez « Vente de marchandises ».
8. Saisissez l’emplacement du bureau de poste et la date d’envoi.
9. Saisissez tout commentaire qui pourrait être pertinent pour les produits que vous envoyez (s’ils doivent être mis en quarantaine à l’arrivée, par exemple). Si vous n’êtes pas sûr, consultez le site Web de l’autorité douanière du pays où vous expédiez ou consultez un courtier en douane.
10. Si des licences ou des certifications spéciales sont requises pour vos articles, saisissez leurs numéros de référence.
11. Saisissez le numéro de facture de la commande du client.
12. Signez et datez le formulaire CN23.
13. Remettez le formulaire rempli à votre service postal avec le colis. 

Comment puis-je simplifier le processus douanier ? En travaillant avec un partenaire 3PL

Comme vous pouvez le voir, les formulaires douaniers comme le CN23 nécessitent beaucoup de détails. Cela prend beaucoup de temps de remplir les documents douaniers chaque fois que votre entreprise expédie des marchandises à l’international. Pourtant, la loi vous oblige à le faire. Plus votre entreprise se développe, plus il sera important de s’étendre à l’international et d’élargir ta clientèle. Remplir ces formulaires individuellement n’est pas une solution évolutive.

Gérer votre propre documentation douanière ne prend pas seulement du temps. C’est aussi risqué. Même une petite erreur ou omission sur un formulaire de douane peut entraîner un retard de votre colis ou le renvoyer comme non distribuable. Et dans le pire des cas, cela peut même entraîner une amende ou d’autres pénalités pour votre entreprise.

Simplifiez votre processus douanier en travaillant avec un partenaire de gestion logistique à service complet comme Hive. Nous disposons de l'expertise et de l'expérience nécessaires pour gérer les documents et les procédures liés aux douanes, quel que soit le produit que vous expédiez ou l'endroit où vous l'expédiez. Voici comment cela fonctionne :

• Vous recevez une commande d’un client international.
• La commande est automatiquement envoyée à notre station d’emballage internationale.
• Nous nous occupons de toute la déclaration de douane.
• Nous nous chargeons de veiller à ce que vos documents douaniers soient correctement remplis et soumis.
• Vous n’avez plus jamais à vous inquiéter de la gestion des formulaires de douane, vous pouvez donc plutôt vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

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