Avis relatif à la protection des données des candidats

1. Identité du responsable du traitement et coordonnées

1. Hive est le responsable du traitement des données à caractère personnel du candidat dans le cadre d'une candidature à un poste.
2. Aux fins du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et de la BDSG, les définitions suivantes s’appliquent dans l’ensemble de la présente déclaration :
   • Le terme « responsable du traitement » désigne Hive, à savoir l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel dans le cadre du processus de recrutement.
   • « Personne concernée » désigne le candidat individuel auquel la présente déclaration s’adresse et dont les données à caractère personnel sont collectées et traitées dans le cadre d’une candidature soumise à Hive.
   • « Sous-traitant » désigne tout tiers engagé par Hive pour traiter des données à caractère personnel pour son compte et selon ses instructions documentées, y compris les prestataires de services identifiés à la section 7.
   • « Données à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, telle que définie à l’article 4, paragraphe 1, du RGPD.

Pour toute question ou demande concernant vos données personnelles, veuillez contacter : people@hive.app.

2. Catégories de données à caractère personnel traitées

1. Hive collecte et traite les catégories suivantes de données à caractère personnel dans le cadre de la candidature de la personne concernée :
   (a) Informations d'identité et de contact : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse ;
   (b) Documents de candidature : CV, lettre de motivation, parcours professionnel, parcours scolaire, qualifications et compétences ;
   (c) Données relatives au processus de recrutement : notes et évaluations générées lors des entretiens, références et correspondance relative à la candidature de la personne concernée ;
   (d) Données de présélection assistée par IA : résumés structurés et évaluations d’adéquation générés dans le cadre du processus de présélection automatisé décrit à la section 6.

2. Hive n'exige aucune autre catégorie particulière de données à caractère personnel (telles que définies à l'article 9 du RGPD, notamment les données relatives à la santé, à l'origine ethnique ou aux convictions religieuses) dans le cadre de son processus de recrutement standard. Si de telles informations sont néanmoins incluses volontairement dans le dossier de candidature de la personne concernée, celle-ci doit savoir que l’outil de présélection assisté par IA de Hive n’est pas conçu pour traiter des données de catégories particulières, et que Hive prendra des mesures pour s’assurer que ces informations sont traitées séparément et avec les garanties supplémentaires requises en vertu de l’article 9 du RGPD.

3. Base juridique du traitement

Hive traite les données à caractère personnel de la personne concernée sur la base des fondements juridiques suivants, conformément à l'article 6 du RGPD :

4. Finalités du traitement

Hive utilise les données à caractère personnel de la personne concernée exclusivement dans le but d'évaluer son aptitude à occuper le poste pour lequel elle a postulé et, lorsque la personne concernée a donné son consentement explicite et distinct, afin de l'envisager pour de futurs postes susceptibles de correspondre à son profil. Les données à caractère personnel ne sont pas utilisées à des fins étrangères au recrutement, ni vendues ou partagées avec des tiers à des fins de marketing ou à toute autre fin commerciale.

5. Durées de conservation et effacement

1. Candidats retenus : les données à caractère personnel du candidat seront transférées dans son dossier personnel dès son entrée en fonction et traitées par la suite conformément à une déclaration de confidentialité distincte destinée aux employés.
2. Candidats non retenus (absence de consentement à la conservation des données) : Les données à caractère personnel de la personne concernée seront supprimées dans un délai de six (6) mois à compter de la fin du processus de recrutement pour le poste auquel elle a postulé. Ce délai permet à Hive de répondre à toute action en justice susceptible d'être intentée en rapport avec le processus de recrutement.
3. Candidats non retenus (consentement à la conservation donné) : lorsque la personne concernée a donné son consentement explicite, Hive conservera ses données à caractère personnel pendant une durée maximale de deux (2) ans à compter de la date du consentement, afin de pouvoir l'envisager pour de futurs postes pertinents. La personne concernée peut retirer ce consentement à tout moment, conformément à la section 9.

6. Durées de conservation et effacement

1. Hive utilise un outil interne basé sur l'intelligence artificielle pour aider son équipe des ressources humaines à examiner les candidatures. Hive s'engage à faire preuve d'une transparence totale quant au fonctionnement de cet outil et à ses implications pour le traitement des données à caractère personnel de la personne concernée.
2. Portée du traitement effectué par l'outil :
   (a) Analyse du contenu des documents de candidature de la personne concernée (CV, lettre de motivation, qualifications et expérience déclarées) ;
   (b) Création d'un résumé structuré du profil de la personne concernée, comprenant une évaluation des compétences et de l'adéquation potentielle au poste ;
   (c) Établissement d'une note indicative destinée à faciliter le travail d'examen de l'équipe des ressources humaines.
3. Limites de l'outil :
   (a) L'outil ne prend aucune décision définitive ou contraignante concernant la candidature de la personne concernée ;
   (b) L'outil ne rejette ni n'approuve automatiquement aucun candidat ;
   (c) Tous les résultats sont examinés et évalués de manière indépendante par un membre qualifié de l'équipe RH de Hive avant qu'une décision ne soit prise concernant la candidature de la personne concernée.
4. Contrôle humain : chaque candidature est évaluée par un examinateur humain qui exerce son jugement en toute indépendance. Les résultats générés par l'IA constituent une aide structurée destinée à soutenir cette évaluation, et non à la remplacer. La personne concernée ne fera pas l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l'article 22 du RGPD. La personne concernée a le droit de s'opposer à l'utilisation de cet outil dans le cadre de l'évaluation de sa candidature, conformément à la section 8.
5. Sous-traitant : L'outil de sélection par IA est développé et hébergé à l'aide d'une infrastructure fournie par Lovable Labs Incorporated (« Lovable »), une société enregistrée dans le Delaware, aux États-Unis, agissant en tant que sous-traitant dans le cadre d'un accord de sous-traitance (« DPA ») signé conformément à l'article 28 du RGPD. Lovable traite les données à caractère personnel de la personne concernée uniquement sur la base des instructions documentées de Hive et n'utilise pas ces données pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique.
6. Modèle d'IA : Afin de générer des résumés de profil et des évaluations d'adéquation, l'outil de présélection transmet le contenu des candidatures à Modèle tiers Modèle d'IA. D'après la liste actuelle des sous-traitants de Lovable, il s'agit notamment d'Anthropic, Inc. (Claude) et d'OpenAI, Inc., deux sociétés enregistrées aux États-Unis. En conséquence, le contenu du CV et de la lettre de motivation de la personne concernée peut être traité par ces fournisseurs dans le cadre de la génération des résultats de sélection. Ces fournisseurs agissent en tant que sous-traitants de Lovable et traitent les données à caractère personnel uniquement dans le but de générer les résultats de l'IA.
7. Transferts internationaux : Lovable et ses Modèle IA Modèle (Anthropic, OpenAI) étant des entités constituées aux États-Unis, le traitement des données à caractère personnel de la personne concernée par le biais de cet outil implique des transferts de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Ces transferts sont régis par les clauses contractuelles types de l’UE (décision 2021/914 de la Commission, module 2 : du responsable du traitement au sous-traitant), intégrées dans l’accord de traitement des données (DPA) conclu entre Hive et Lovable. Lovable est contractuellement tenue de veiller à ce que tout transfert ultérieur de données à caractère personnel vers ses sous-traitants soit soumis à des garanties appropriées équivalentes, conformément au chapitre V du RGPD.
8. Sous-traitants : une liste complète et à jour des sous-traitants de Lovable est disponible à l'adresse https://enterprise.lovable.dev/subprocessors. Lovable est tenu d'informer Hive de toute modification apportée à cette liste, et Hive évaluera l'impact de ces modifications sur la protection de la vie privée.
9. Base juridique : Hive invoque son intérêt légitime, au titre de l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, à mener un processus de recrutement efficace et cohérent comme base juridique pour l'utilisation de cet outil. Hive a estimé que cet intérêt n'était pas supplanté par les droits et libertés de la personne concernée, compte tenu du contrôle humain obligatoire, de la nature limitée et spécifique au rôle du traitement, ainsi que des garanties contractuelles mises en place avec Lovable.

7. Prise de notes lors d'entretiens assistée par l'IA

1. Lorsque des entretiens font partie du processus de recrutement, Hive peut recourir à des outils assistés par l'intelligence artificielle pour faciliter la prise de notes, la transcription ou la synthèse des notes d'entretien (ci-après dénommés «outil de prise de notes »). Hive s'engage à faire preuve de transparence quant à cette utilisation et à veiller à ce que la personne concernée soit en mesure de prendre une décision éclairée avant son entretien.
2. Consentement et mécanisme de refus : L'utilisation de tout outil de prise de notes lors d'un entretien est soumise au consentement préalable de la personne concernée. Avant chaque entretien, la personne concernée recevra une notification écrite précisant l'outil de prise de notes qui sera utilisé lors de son entretien, ainsi que les informations pertinentes concernant les activités de traitement des données de cet outil. La personne concernée aura la possibilité de refuser l'utilisation de l'outil de prise de notes avant le début de l'entretien. Si la personne concernée refuse, l'outil ne sera pas activé et les notes d'entretien seront prises manuellement. Ce refus n'aura aucune incidence sur l'évaluation de la candidature de la personne concernée.
3. Sous-traitants : L'outil de prise de notes utilisé lors de tout entretien sera exploité par un prestataire tiers agissant en tant que sous-traitant dans le cadre d'un accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD. L'identité du prestataire concerné sera communiquée à la personne concernée dans la notification préalable à l'entretien mentionnée ci-dessus. Tous ces prestataires sont tenus de traiter les données à caractère personnel exclusivement selon les instructions écrites de Hive.
4. Transferts internationaux : lorsque le fournisseur de l'outil de prise de notes est établi en dehors de l'EEE, tout transfert de données à caractère personnel sera soumis à des garanties appropriées conformément au chapitre V du RGPD, y compris, le cas échéant, aux clauses contractuelles types de l'UE. Les détails du mécanisme de transfert applicable figureront dans la notification préalable à l'entretien.
5. Base juridique : lorsque la personne concernée a consenti à l'utilisation de l'outil de prise de notes, Hive se fonde sur l'article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD comme base juridique de ce traitement. La personne concernée peut retirer son consentement à tout moment avant ou pendant l'entretien en en informant l'enquêteur ou en contactant people@hive.app.
6. Conservation : les notes et les résumés générés par l'outil de prise de notes seront conservés dans le dossier de recrutement de la personne concernée et supprimés conformément aux délais de conservation prévus à la section 5.
7. Les données à caractère personnel de la personne concernée sont traitées en interne par les membres des équipes RH et de recrutement de Hive, dans le strict respect du principe du « besoin d'en connaître ». Hive partage ces données à caractère personnel avec les catégories suivantes de sous-traitants :
   • Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.) : le système de gestion des candidatures de Hive, agissant en tant que sous-traitant dans le cadre d'un accord de sous-traitance (DPA).
   • Lovable Labs Incorporated : fournisseur de l’outil de présélection par IA de Hive, agissant en tant que sous-traitant en vertu d’un accord de traitement des données (DPA). Les données à caractère personnel sont transférées vers les États-Unis en vertu des clauses contractuelles types de l'UE (voir section 6).
   Hive ne transfère pas les données à caractère personnel de la personne concernée en dehors de l'EEE, sauf lorsque des garanties appropriées sont en place, comme décrit dans la présente déclaration. Hive ne divulgue pas de données à caractère personnel à d'autres tiers sans que la personne concernée en ait été préalablement informée, sauf si la loi applicable ou une décision d'une autorité compétente l'y oblige.

8. Communication des données à caractère personnel et transferts internationaux

1. Les données à caractère personnel de la personne concernée sont traitées en interne par les membres des équipes RH et de recrutement de Hive, dans le strict respect du principe du « besoin d'en connaître ». Hive partage ces données à caractère personnel avec les catégories suivantes de sous-traitants :
   (a) Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.) : le système de suivi des candidats de Hive, agissant en tant que sous-traitant en vertu d’un accord de traitement des données ;
   (b) Lovable Labs Incorporated : le fournisseur de l’outil de présélection par IA de Hive, agissant en tant que sous-traitant en vertu d’un accord de traitement des données. Les données à caractère personnel sont transférées vers les États-Unis en vertu des clauses contractuelles types de l’UE (voir section 6).
2. Hive ne transfère pas les données à caractère personnel de la personne concernée en dehors de l'EEE, sauf si des garanties appropriées sont mises en place, comme décrit dans la présente déclaration. Hive ne communique pas de données à caractère personnel à des tiers sans que la personne concernée en ait été préalablement informée, sauf si la loi applicable ou une décision d'une autorité compétente l'y oblige.

9. Prise de notes lors d'entretiens assistée par l'IA

1. En tant que personne concernée au sens du RGPD et de la BDSG, la personne concernée dispose des droits suivants, qu’elle peut exercer gratuitement :
   (a) Droit d’accès (art. 15 du RGPD) : la personne concernée peut demander une copie des données à caractère personnel détenues par Hive ainsi que des informations concernant les finalités et les moyens de leur traitement ;
   (b) Droit de rectification (art. 16 du RGPD) : la personne concernée peut demander la correction de toute donnée à caractère personnel inexacte ou incomplète détenue par Hive ;
   (c) Droit à l'effacement (art. 17 du RGPD) : la personne concernée peut demander la suppression de ses données à caractère personnel, sous réserve des obligations de conservation prévues par la loi ;
   (d) Droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD) : La personne concernée peut demander à Hive de limiter le traitement de ses données à caractère personnel dans certaines circonstances prévues par le RGPD ;
   (e) Droit d'opposition (art. 21 du RGPD) : La personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment au traitement de ses données à caractère personnel fondé sur les intérêts légitimes de Hive, y compris l'utilisation de l'outil de filtrage assisté par IA décrit à la section 6. En cas d'opposition de la personne concernée, Hive mettra fin à ce traitement, à moins qu'elle ne puisse démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur les intérêts, les droits et les libertés de la personne concernée ;
   (f) Droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD) : Lorsque le traitement repose sur le consentement ou une nécessité contractuelle, la personne concernée peut demander à recevoir ses données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
   (g) Droit de ne pas faire l’objet de décisions exclusivement automatisées (art. 22 du RGPD) : comme décrit à la section 6, aucune décision concernant la demande de la personne concernée n’est prise sur la seule base d’un traitement automatisé.
2. Pour exercer l'un des droits susmentionnés, la personne concernée doit adresser une demande à people@hive.app. Hive répondra dans un délai d'un mois civil à compter de la réception de la demande, conformément à l'article 12 du RGPD. En cas de complexité ou de volume important, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, auquel cas la personne concernée en sera informée.
3. La personne concernée conserve en outre le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, conformément à l'article 77 du RGPD.

10. Prise de notes lors d'entretiens assistée par l'IA

Lorsque Hive traite les données à caractère personnel de la personne concernée sur la base de son consentement, notamment dans le cadre de la conservation facultative de deux (2) ans à des fins d'examen de postes futurs décrite à la section 5, la personne concernée a le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait et sans conséquence négative pour toute candidature actuelle ou future de la personne concernée. Les demandes de retrait de consentement doivent être adressées à : people@hive.app. Dès réception d'une demande de retrait valide, Hive supprimera les données à caractère personnel de la personne concernée dans un délai de trente (30) jours calendaires, sauf si la conservation est requise en vertu d'une obligation légale distincte applicable à Hive.

11. Modifications apportées à la présente déclaration

Hive se réserve le droit de modifier la présente déclaration de temps à autre afin de refléter les changements apportés à ses pratiques en matière de traitement des données ou à la législation applicable. La version actuelle de la présente déclaration est accessible via le lien fourni dans le processus de candidature de Hive sur sa plateforme de recrutement et la date figure en haut du présent document. Lorsque les modifications sont de nature substantielle, la déclaration mise à jour sera mise à disposition via le même lien et la date figurant en haut du présent document sera révisée en conséquence. Hive prendra des mesures raisonnables pour porter les modifications substantielles à l’attention des personnes concernées dont les données à caractère personnel sont activement traitées au moment de ladite modification.