Aviso sobre la protección de datos de los solicitantes

1. Identidad del responsable del tratamiento y datos de contacto

1. Hive es el responsable del tratamiento de los datos personales del solicitante en relación con una solicitud de empleo.
2. A efectos del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 («RGPD») y de la BDSG, en el presente Aviso se aplican las siguientes definiciones:
   • «Responsable del tratamiento»: Hive, es decir, la entidad que determina los fines y los medios del tratamiento de los datos personales en relación con el proceso de selección.
   • «Interesado»: la persona solicitante o candidata a la que va dirigido este Aviso y cuyos datos personales se recogen y tratan en relación con una solicitud de empleo enviada a Hive.
   • «Encargado del tratamiento»: cualquier tercero contratado por Hive para tratar datos personales en su nombre y siguiendo sus instrucciones documentadas, incluidos los proveedores de servicios identificados en la sección 7.
   • «Datos personales»: cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable, tal y como se define en el art. 4, apartado 1, del RGPD.

Si tienes alguna pregunta o solicitud relacionada con tus datos personales, ponte en contacto con: people@hive.app.

2. Categorías de datos personales tratados

1. Hive recopila y trata las siguientes categorías de datos personales en relación con la solicitud del interesado:
   (a) Datos de identidad y de contacto: nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección;
   (b) Documentación de la solicitud: CV, carta de presentación, historial laboral, formación académica, titulaciones y competencias;
   (c) Datos del proceso de selección: notas y evaluaciones generadas durante las entrevistas, referencias y correspondencia relacionada con la solicitud del interesado;
   (d) Datos de selección asistida por IA: resúmenes estructurados y evaluaciones de idoneidad generados en relación con el proceso de selección automatizado descrito en la sección 6.

2. Hive no solicita ninguna otra categoría especial de datos personales (tal y como se definen en el artículo 9 del RGPD, incluidos los datos sobre salud, origen étnico o creencias religiosas) como parte de su proceso de selección estándar. No obstante, en caso de que dicha información se incluya voluntariamente en los documentos de solicitud del interesado, este debe tener en cuenta que la herramienta de selección asistida por IA de Hive no está diseñada para tratar datos de categorías especiales, y Hive tomará medidas para garantizar que dicha información se gestione por separado y con las garantías adicionales exigidas por el artículo 9 del RGPD.

3. Fundamento jurídico del tratamiento

Hive trata los datos personales del interesado sobre la base de los siguientes fundamentos jurídicos, de conformidad con el artículo 6 del RGPD:

4. Finalidades del tratamiento

Hive utiliza los datos personales del interesado exclusivamente con el fin de evaluar su idoneidad para el puesto solicitado y, cuando el interesado haya dado su consentimiento explícito por separado, para tener en cuenta su candidatura para futuros puestos que puedan ser relevantes para su perfil. Los datos personales no se utilizan para ningún fin ajeno a la selección de personal, ni se venden ni se comparten con terceros con fines de marketing o cualquier otro fin comercial.

5. Plazos de conservación y supresión

1. Candidatos seleccionados: Los datos personales del solicitante se incorporarán a su expediente personal al inicio de la relación laboral y, a partir de ese momento, se tratarán de acuerdo con un aviso de privacidad específico para empleados.
2. Candidatos no seleccionados (sin consentimiento para la conservación de datos): Los datos personales del interesado se eliminarán en un plazo de seis (6) meses a partir de la finalización del proceso de selección para el puesto solicitado. Este plazo permite a Hive responder a cualquier reclamación legal que pueda surgir en relación con el proceso de selección.
3. Candidatos no seleccionados (con consentimiento para la conservación de datos): Cuando el interesado haya dado su consentimiento explícito, Hive conservará sus datos personales durante un máximo de dos (2) años a partir de la fecha del consentimiento, con el fin de tener en cuenta al interesado para futuros puestos relevantes. El interesado puede retirar este consentimiento en cualquier momento, de acuerdo con la sección 9.

6. Plazos de conservación y supresión

1. Hive utiliza una herramienta interna basada en inteligencia artificial para ayudar a su equipo de RR. HH. a revisar las solicitudes. Hive se compromete a mantener una transparencia total en cuanto al funcionamiento de esta herramienta y sus implicaciones para el tratamiento de los datos personales del interesado.
2. Ámbito del tratamiento realizado por la herramienta:
   (a) Análisis del contenido de los documentos de solicitud del interesado (CV, carta de presentación, cualificaciones y experiencia indicadas);
   (b) Elaboración de un resumen estructurado del perfil del interesado, que incluye una evaluación de sus competencias y su posible idoneidad para el puesto;
   (c) Elaboración de una puntuación orientativa para apoyar el proceso de revisión del equipo de RR. HH.
3. Limitaciones de la herramienta:
   (a) La herramienta no toma ninguna decisión definitiva ni vinculante con respecto a la solicitud del interesado;
   (b) La herramienta no rechaza ni aprueba automáticamente a ningún candidato;
   (c) Todos los resultados son revisados y evaluados de forma independiente por un miembro cualificado del equipo de RR. HH. de Hive antes de que se tome cualquier decisión con respecto a la solicitud del interesado.
4. Revisión humana: Cada solicitud es evaluada por un revisor humano que ejerce su criterio de forma independiente. El resultado generado por la IA sirve como ayuda estructurada para respaldar, y no para sustituir, dicha evaluación. El interesado no será objeto de una decisión basada exclusivamente en el tratamiento automatizado en el sentido del artículo 22 del RGPD. El interesado tiene derecho a oponerse al uso de esta herramienta en la evaluación de su solicitud, de conformidad con el artículo 8.
5. Encargado del tratamiento: La herramienta de selección basada en IA se ha desarrollado y se aloja utilizando la infraestructura proporcionada por Lovable Labs Incorporated («Lovable»), una empresa registrada en Delaware (EE. UU.), que actúa como encargado del tratamiento en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos («DPA») firmado, de conformidad con el artículo 28 del RGPD. Lovable trata los datos personales del interesado únicamente siguiendo las instrucciones documentadas de Hive y no utiliza los datos personales para entrenar ningún modelo de inteligencia artificial o de aprendizaje automático.
6. Modelo de la plataforma de IA Modelo : Para generar resúmenes de perfiles y evaluaciones de idoneidad, la herramienta de selección transmite el contenido de las solicitudes a Modelo externos de la plataforma de IA Modelo . Según la lista actual de subencargados del tratamiento de Lovable, estos incluyen a Anthropic, Inc. (Claude) y OpenAI, Inc., ambas sociedades constituidas en Estados Unidos. Por lo tanto, el contenido del CV y la carta de presentación del interesado puede ser tratado por estos proveedores como parte de la generación del resultado de la selección. Estos proveedores actúan como subencargados del tratamiento de Lovable y tratan los datos personales únicamente con el fin de generar el resultado de la IA.
7. Transferencias internacionales: Dado que Lovable y sus Modelo (Anthropic, OpenAI) son entidades constituidas en Estados Unidos, el tratamiento de los datos personales del interesado a través de esta herramienta implica transferencias de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo («EEE»). Dichas transferencias se rigen por las cláusulas contractuales tipo de la UE (Decisión de la Comisión 2021/914, Módulo Dos: del responsable al encargado del tratamiento), incorporadas al acuerdo de tratamiento de datos (DPA) de Hive con Lovable. Lovable está obligado contractualmente a garantizar que cualquier transferencia posterior de datos personales a sus subencargados del tratamiento esté sujeta a garantías adecuadas equivalentes, de conformidad con el capítulo V del RGPD.
8. Subencargados del tratamiento: Puedes consultar la lista completa y actualizada de los subencargados del tratamiento de Lovable en https://enterprise.lovable.dev/subprocessors. Lovable tiene la obligación de notificar a Hive cualquier cambio en esta lista, y Hive evaluará el impacto de dichos cambios en la privacidad.
9. Fundamento jurídico: Hive se basa en su interés legítimo, con arreglo al artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD, de llevar a cabo un proceso de selección eficiente y coherente como fundamento jurídico para el uso de esta herramienta. Hive ha evaluado que este interés no se ve superado por los derechos y libertades del interesado, teniendo en cuenta la supervisión humana obligatoria, el carácter limitado y específico de la función del tratamiento, y las garantías contractuales establecidas con Lovable.

7. Toma de notas en entrevistas con ayuda de la IA

1. Cuando las entrevistas formen parte del proceso de selección, Hive podrá utilizar herramientas asistidas por IA para facilitar la toma de notas, la transcripción o la síntesis de las notas de la entrevista (en adelante, «herramienta de toma de notas»). Hive se compromete a actuar con transparencia respecto a dicho uso y a garantizar que el interesado pueda tomar una decisión informada antes de la entrevista.
2. Consentimiento y mecanismo de exclusión voluntaria: El uso de cualquier herramienta de toma de notas durante una entrevista está sujeto al consentimiento previo del interesado. Antes de cada entrevista, el interesado recibirá una notificación por escrito en la que se especificará la herramienta de toma de notas que se utilizará en su entrevista concreta, junto con la información pertinente sobre las actividades de tratamiento de datos de dicha herramienta. El interesado tendrá la oportunidad de rechazar el uso de la herramienta de toma de notas antes de que se lleve a cabo la entrevista. Si el interesado se niega, la herramienta no se activará y las notas de la entrevista se tomarán manualmente. Dicha negativa no influirá en la evaluación de la solicitud del interesado.
3. Encargados del tratamiento: La herramienta de toma de notas que se utilice en cada entrevista será gestionada por un proveedor externo que actuará como encargado del tratamiento en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos, de conformidad con el artículo 28 del RGPD. La identidad del proveedor concreto se comunicará al interesado en la notificación previa a la entrevista mencionada anteriormente. Todos estos proveedores están obligados a tratar los datos personales siguiendo exclusivamente las instrucciones documentadas de Hive.
4. Transferencias internacionales: Cuando el proveedor de la herramienta para tomar notas esté establecido fuera del EEE, cualquier transferencia de datos personales estará sujeta a las garantías adecuadas de conformidad con el capítulo V del RGPD, incluidas, cuando proceda, las cláusulas contractuales tipo de la UE. Los detalles del mecanismo de transferencia aplicable se incluirán en la notificación previa a la entrevista.
5. Base jurídica: Cuando el interesado ha dado su consentimiento para el uso de la herramienta de toma de notas, Hive se basa en el artículo 6, apartado 1, letra a), del RGPD como base jurídica para dicho tratamiento. El interesado puede retirar su consentimiento en cualquier momento antes o durante la entrevista, notificándolo al entrevistador o poniéndose en contacto con people@hive.app.
6. Conservación: Las notas y los resúmenes generados mediante la herramienta de toma de notas se conservarán como parte del expediente de selección del interesado y se eliminarán de acuerdo con los plazos de conservación establecidos en la sección 5.
7. Los datos personales del interesado son tratados internamente por miembros de los equipos de RR. HH. y de contratación de Hive, y solo cuando es estrictamente necesario. Hive comparte datos personales con las siguientes categorías de encargados del tratamiento:
   • Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.): el sistema de seguimiento de candidatos de Hive, que actúa como encargado del tratamiento en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos (DPA).
   • Lovable Labs Incorporated: el proveedor de la herramienta de selección basada en IA de Hive, que actúa como encargado del tratamiento en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos (DPA). Los datos personales se transfieren a Estados Unidos en virtud de las cláusulas contractuales tipo de la UE (véase la sección 6).
   Hive no transfiere los datos personales del interesado fuera del EEE, salvo cuando se hayan establecido las garantías adecuadas tal y como se describe en este aviso. Hive no divulga datos personales a ningún otro tercero sin el conocimiento previo del interesado, a menos que así lo exija la legislación aplicable o una orden de una autoridad competente.

8. Divulgación de datos personales y transferencias internacionales

1. Los datos personales del interesado son tratados internamente por miembros de los equipos de RR. HH. y de contratación de Hive, limitándose el acceso a quienes realmente lo necesitan. Hive comparte datos personales con las siguientes categorías de encargados del tratamiento:
   (a) Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.): el sistema de seguimiento de candidatos de Hive, que actúa como encargado del tratamiento en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos;
   (b) Lovable Labs Incorporated: el proveedor de la herramienta de selección mediante IA de Hive, que actúa como encargado del tratamiento en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos. Los datos personales se transfieren a Estados Unidos conforme a las cláusulas contractuales tipo de la UE (véase la sección 6).
2. Hive no transfiere los datos personales del interesado fuera del EEE, salvo que se hayan establecido las garantías adecuadas tal y como se describe en este aviso. Hive no divulga datos personales a terceros sin el conocimiento previo del interesado, a menos que así lo exija la legislación aplicable o lo ordene una autoridad competente.

9. Toma de notas en entrevistas con ayuda de la IA

1. Como interesado en virtud del RGPD y la BDSG, tienes los siguientes derechos, que puedes ejercer de forma gratuita:
   (a) Derecho de acceso (art. 15 del RGPD): puedes solicitar una copia de los datos personales que tiene Hive, así como información sobre los fines y los medios de su tratamiento;
   (b) Derecho de rectificación (art. 16 del RGPD): El interesado puede solicitar la corrección de cualquier dato personal inexacto o incompleto que tenga Hive;
   (c) Derecho de supresión (art. 17 del RGPD): El interesado puede solicitar la supresión de sus datos personales, sin perjuicio de las obligaciones de conservación aplicables por ley;
   (d) Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 del RGPD): El interesado puede solicitar que Hive limite el tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias previstas por el RGPD;
   (e) Derecho de oposición (art. 21 del RGPD): Tienes derecho a oponerte en cualquier momento al tratamiento de tus datos personales basado en los intereses legítimos de Hive, incluido el uso de la herramienta de selección asistida por IA descrita en la sección 6. Si te opones, Hive dejará de tratar tus datos a menos que pueda demostrar motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre tus intereses, derechos y libertades;
   (f) Derecho a la portabilidad de los datos (art. 20 del RGPD): Cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en una necesidad contractual, el interesado podrá solicitar sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina;
   (g) Derecho a no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas (art. 22 del RGPD): Tal y como se describe en la sección 6, ninguna decisión relativa a la solicitud del interesado se toma exclusivamente sobre la base de un tratamiento automatizado.
2. Para ejercer cualquiera de los derechos mencionados, el interesado debe enviar una solicitud a people@hive.app. Hive responderá en el plazo de un mes natural a partir de la recepción de la solicitud, de conformidad con el artículo 12 del RGPD. En casos de complejidad o gran volumen, este plazo podrá ampliarse otros dos meses, en cuyo caso se notificará al interesado.
3. Además, el interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente en materia de protección de datos, de conformidad con el artículo 77 del RGPD.

10. Toma de notas en entrevistas con ayuda de la IA

Cuando Hive trate los datos personales del interesado sobre la base del consentimiento, concretamente en lo que respecta a la conservación opcional de dos (2) años para su futura consideración en un puesto, tal y como se describe en la sección 5, el interesado tiene derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de la retirada y sin consecuencias negativas para cualquier solicitud actual o futura que presente el interesado. Las solicitudes de retirada del consentimiento deben enviarse a: people@hive.app. Una vez recibida una solicitud de retirada válida, Hive eliminará los datos personales del interesado en un plazo de treinta (30) días naturales, a menos que la conservación sea necesaria en virtud de una obligación legal independiente aplicable a Hive.

11. Modificaciones de este aviso

Hive se reserva el derecho a modificar este Aviso periódicamente para reflejar los cambios en sus prácticas de tratamiento de datos o en la legislación aplicable. Puedes consultar la versión actual de este Aviso a través del enlace que aparece en el proceso de solicitud de Hive en su plataforma de contratación; la fecha figura en la parte superior de este documento. Cuando las modificaciones sean de carácter sustancial, el Aviso actualizado estará disponible a través del mismo enlace y la fecha que figura en la parte superior de este documento se modificará en consecuencia. Hive tomará las medidas razonables para informar de los cambios sustanciales a los interesados cuyos datos personales se estén tratando activamente en el momento de dicha modificación.