Datenschutzerklärung für Bewerber

1. Identität des Verantwortlichen und Kontaktdaten

1. Hive ist der für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Bewerbers im Zusammenhang mit einer Bewerbung verantwortliche Verantwortliche.
2. Im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) und des BDSG gelten in dieser Erklärung durchgehend die folgenden Begriffsbestimmungen:
   • „Verantwortlicher“ bezeichnet Hive als die Stelle, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren festlegt.
   • „Betroffene Person“ bezeichnet den einzelnen Bewerber oder Kandidaten, an den sich diese Erklärung richtet und dessen personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einer bei Hive eingereichten Bewerbung erhoben und verarbeitet werden.
   • „Auftragsverarbeiter“ bezeichnet jeden Dritten, der von Hive beauftragt wurde, personenbezogene Daten in dessen Auftrag und gemäß dessen dokumentierten Anweisungen zu verarbeiten, einschließlich der in Abschnitt 7 genannten Dienstleister.
   • „Personenbezogene Daten“ bezeichnet alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, gemäß der Definition in Art. 4 Abs. 1 DSGVO.

Bei Fragen oder Anliegen bezüglich deiner personenbezogenen Daten wende dich bitte an: people@hive.app.

2. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

1. Hive erhebt und verarbeitet im Zusammenhang mit der Bewerbung der betroffenen Person folgende Kategorien personenbezogener Daten:
   (a) Identitäts- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift;
   (b) Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, beruflicher Werdegang, Bildungshintergrund, Qualifikationen und Fähigkeiten;
   (c) Daten zum Einstellungsprozess: Notizen und Bewertungen, die während Vorstellungsgesprächen, Referenzprüfungen und im Schriftverkehr im Zusammenhang mit der Bewerbung der betroffenen Person erstellt wurden;
   (d) KI-gestützte Screening-Daten: strukturierte Zusammenfassungen und Eignungsbewertungen, die im Zusammenhang mit dem in Abschnitt 6 beschriebenen automatisierten Screening-Prozess erstellt wurden.

2. Hive verlangt im Rahmen seines standardmäßigen Einstellungsverfahrens keine weiteren besonderen Kategorien personenbezogener Daten (im Sinne von Art. 9 DSGVO, einschließlich Gesundheitsdaten, ethnischer Herkunft oder religiöser Überzeugung). Sollten solche Informationen dennoch freiwillig in den Bewerbungsunterlagen der betroffenen Person enthalten sein, solltest du dir bewusst sein, dass das KI-gestützte Screening-Tool von Hive nicht für die Verarbeitung von Daten besonderer Kategorien ausgelegt ist, und Hive wird Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass solche Informationen separat und unter Einhaltung der zusätzlichen Schutzvorkehrungen gemäß Art. 9 DSGVO behandelt werden.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Hive verarbeitet die personenbezogenen Daten der betroffenen Person auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

4. Zwecke der Verarbeitung

Hive verwendet die personenbezogenen Daten der betroffenen Person ausschließlich dazu, ihre Eignung für die Stelle, auf die sie sich beworben hat, zu beurteilen, sowie – sofern die betroffene Person eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung erteilt hat – zur Berücksichtigung für zukünftige Stellen, die für das Profil der betroffenen Person relevant sein könnten. Personenbezogene Daten werden weder für Zwecke verwendet, die nicht im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung stehen, noch werden sie zu Marketing- oder anderen kommerziellen Zwecken an Dritte verkauft oder weitergegeben.

5. Aufbewahrungsfristen und Löschung

1. Erfolgreiche Bewerber: Die personenbezogenen Daten des Bewerbers werden bei Arbeitsantritt in seine Personalakte übernommen und fortan gemäß einer separaten Datenschutzerklärung für Mitarbeiter verarbeitet.
2. Bewerber, deren Bewerbung abgelehnt wurde (keine Einwilligung zur Aufbewahrung erteilt): Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden innerhalb von sechs (6) Monaten nach Abschluss des Einstellungsverfahrens für die Stelle, auf die sich die Bewerbung bezog, gelöscht. Dieser Zeitraum ermöglicht es Hive, auf etwaige Rechtsansprüche zu reagieren, die im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren entstehen könnten.
3. Bewerber, deren Bewerbung nicht erfolgreich war (mit Einwilligung zur Speicherung): Hat die betroffene Person ausdrücklich eingewilligt, speichert Hive ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von bis zu zwei (2) Jahren ab dem Datum der Einwilligung, um sie für zukünftige relevante Stellen in Betracht zu ziehen. Die betroffene Person kann diese Einwilligung jederzeit gemäß Abschnitt 9 widerrufen.

6. Aufbewahrungsfristen und Löschung

1. Hive nutzt ein internes, KI-gestütztes Tool, um sein HR-Team bei der Prüfung von Bewerbungen zu unterstützen. Hive legt größten Wert auf vollständige Transparenz hinsichtlich der Funktionsweise dieses Tools und seiner Auswirkungen auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person.
2. Umfang der Verarbeitung durch das Tool:
   (a) Analyse des Inhalts der Bewerbungsunterlagen der betroffenen Person (Lebenslauf, Anschreiben, angegebene Qualifikationen und Berufserfahrung);
   (b) Erstellung einer strukturierten Zusammenfassung des Profils der betroffenen Person, einschließlich einer Bewertung der Fähigkeiten und der potenziellen Eignung für die Stelle;
   (c) Erstellung einer vorläufigen Bewertung zur Unterstützung der Strukturierung der Prüfung durch das HR-Team.
3. Einschränkungen des Tools:
   (a) Das Tool trifft keine endgültigen oder verbindlichen Entscheidungen bezüglich der Bewerbung der betroffenen Person;
   (b) Das Tool lehnt keinen Bewerber automatisch ab oder nimmt ihn automatisch an;
   (c) Alle Ergebnisse werden von einem qualifizierten Mitglied des Hive-Personalteams geprüft und unabhängig bewertet, bevor eine Entscheidung bezüglich der Bewerbung der betroffenen Person getroffen wird.
4. Menschliche Überprüfung: Jeder Antrag wird von einem menschlichen Prüfer bewertet, der sein unabhängiges Urteil fällt. Die von der KI generierten Ergebnisse dienen als strukturierte Hilfestellung zur Unterstützung dieser Bewertung, ersetzen sie jedoch nicht. Die betroffene Person unterliegt keiner Entscheidung, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung im Sinne von Art. 22 DSGVO beruht. Die betroffene Person hat das Recht, der Verwendung dieses Tools bei der Bewertung ihres Antrags gemäß Abschnitt 8 zu widersprechen.
5. Auftragsverarbeiter: Das KI-Screening-Tool wird auf einer Infrastruktur bereitgestellt, die von Lovable Labs Incorporated („Lovable“) bereitgestellt wird, einem in Delaware, USA, eingetragenen Unternehmen, das gemäß Art. 28 DSGVO im Rahmen einer unterzeichneten Datenverarbeitungsvereinbarung („DPA“) als Auftragsverarbeiter fungiert. Lovable verarbeitet die personenbezogenen Daten der betroffenen Person ausschließlich nach den dokumentierten Anweisungen von Hive und verwendet personenbezogene Daten nicht zum Trainieren von Modellen für künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen.
6. Modell : Um Profilzusammenfassungen und Eignungsbewertungen zu erstellen, leitet das Screening-Tool Bewerbungsinhalte an Modell weiter. Laut der aktuellen Liste der Unterauftragsverarbeiter von Lovable gehören dazu Anthropic, Inc. (Claude) und OpenAI, Inc., beides in den Vereinigten Staaten eingetragene Unternehmen. Dementsprechend können die Inhalte des Lebenslaufs und des Anschreibens der betroffenen Person von diesen Anbietern im Rahmen der Erstellung der Screening-Ergebnisse verarbeitet werden. Diese Anbieter agieren als Unterauftragsverarbeiter von Lovable und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Erstellung der KI-Ergebnisse.
7. Datenübermittlungen ins Ausland: Da Lovable und seine Modell Unternehmen (Anthropic, OpenAI) in den Vereinigten Staaten ansässig sind, beinhaltet die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person über dieses Tool die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Diese Übermittlungen unterliegen den EU-Standardvertragsklauseln (Entscheidung 2021/914 der Kommission, Modul 2: Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter), die in die Datenschutzvereinbarung (DPA) zwischen Hive und Lovable aufgenommen wurden. Lovable ist vertraglich verpflichtet, sicherzustellen, dass jede Weitergabe personenbezogener Daten an seine Unterauftragsverarbeiter angemessenen Schutzmaßnahmen gemäß Kapitel V der DSGVO unterliegt.
8. Unterauftragsverarbeiter: Eine vollständige und aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter von Lovable findest du unter https://enterprise.lovable.dev/subprocessors. Lovable ist verpflichtet, Hive über alle Änderungen an dieser Liste zu informieren, und Hive wird die Auswirkungen solcher Änderungen auf den Datenschutz prüfen.
9. Rechtsgrundlage: Hive stützt sich bei der Nutzung dieses Tools auf sein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten und einheitlichen Personalbeschaffung. Hive ist zu dem Schluss gekommen, dass dieses Interesse nicht durch die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, unter Berücksichtigung der vorgeschriebenen menschlichen Aufsicht, des begrenzten und rollenspezifischen Charakters der Verarbeitung sowie der vertraglichen Schutzvorkehrungen, die mit Lovable getroffen wurden.

7. KI-gestützte Notizen bei Vorstellungsgesprächen

1. Wenn Vorstellungsgespräche Teil des Einstellungsprozesses sind, kann Hive KI-gestützte Tools einsetzen, um die Erstellung, Transkription oder Zusammenfassung von Gesprächsnotizen zu unterstützen (im Folgenden„Notiz-Tool“). Hive verpflichtet sich zu Transparenz hinsichtlich einer solchen Nutzung und stellt sicher, dass die betroffene Person vor ihrem Vorstellungsgespräch eine fundierte Entscheidung treffen kann.
2. Einwilligung und Widerspruchsrecht: Die Nutzung eines Notiztools während eines Interviews setzt die vorherige Einwilligung der betroffenen Person voraus. Vor jedem Interview erhält die betroffene Person eine schriftliche Benachrichtigung, in der das für ihr jeweiliges Interview zu verwendende Notiztool sowie relevante Informationen zu den Datenverarbeitungsvorgängen des Tools aufgeführt sind. Die betroffene Person erhält vor Beginn des Vorstellungsgesprächs die Möglichkeit, die Nutzung des Notiztools abzulehnen. Lehnt die betroffene Person dies ab, wird das Tool nicht aktiviert und die Notizen zum Vorstellungsgespräch werden manuell erstellt. Eine solche Ablehnung hat keinen Einfluss auf die Bewertung der Bewerbung der betroffenen Person.
3. Auftragsverarbeiter: Das in einem jeweiligen Vorstellungsgespräch verwendete Tool zur Notizenerstellung wird von einem Drittanbieter betrieben, der im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter fungiert. Die Identität des jeweiligen Anbieters wird der betroffenen Person in der oben genannten Benachrichtigung vor dem Vorstellungsgespräch mitgeteilt. Alle diese Anbieter sind verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich nach den dokumentierten Anweisungen von Hive zu verarbeiten.
4. Internationale Datenübermittlungen: Wenn der Anbieter des Notiz-Tools außerhalb des EWR ansässig ist, unterliegt jede Übermittlung personenbezogener Daten angemessenen Schutzmaßnahmen gemäß Kapitel V der DSGVO, gegebenenfalls einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln. Einzelheiten zum jeweiligen Übermittlungsmechanismus findest du in der Benachrichtigung vor dem Interview.
5. Rechtsgrundlage: Wenn die betroffene Person der Nutzung des Notiz-Tools zugestimmt hat, stützt sich Hive auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung. Die betroffene Person kann ihre Einwilligung jederzeit vor oder während des Interviews widerrufen, indem sie den Interviewer darüber informiert oder sich an people@hive.app wendet.
6. Aufbewahrung: Notizen und Zusammenfassungen, die über das Notiz-Tool erstellt wurden, werden als Teil der Rekrutierungsakte der betroffenen Person aufbewahrt und gemäß den in Abschnitt 5 festgelegten Aufbewahrungsfristen gelöscht.
7. Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden intern von Mitarbeitern der Personal- und Rekrutierungsteams von Hive ausschließlich nach dem Need-to-know-Prinzip verarbeitet. Hive gibt personenbezogene Daten an die folgenden Kategorien von Auftragsverarbeitern weiter:
   • Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.): Hives Bewerbermanagementsystem, das im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung als Auftragsverarbeiter fungiert.
   • Lovable Labs Incorporated: Hives Anbieter von KI-Screening-Tools, der als Datenverarbeiter im Rahmen einer DPA fungiert. Personenbezogene Daten werden gemäß den EU-Standardvertragsklauseln in die Vereinigten Staaten übermittelt (siehe Abschnitt 6).
   Hive übermittelt die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht außerhalb des EWR, es sei denn, es bestehen angemessene Schutzmaßnahmen, wie in dieser Erklärung beschrieben. Hive gibt personenbezogene Daten nicht ohne vorherige Kenntnis der betroffenen Person an andere Dritte weiter, es sei denn, dies ist nach geltendem Recht oder auf Anordnung einer zuständigen Behörde erforderlich.

8. Weitergabe personenbezogener Daten und internationale Übermittlungen

1. Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden intern von Mitarbeitern der Personal- und Rekrutierungsteams von Hive ausschließlich nach dem Need-to-know-Prinzip verarbeitet. Hive gibt personenbezogene Daten an die folgenden Kategorien von Auftragsverarbeitern weiter:
   (a) Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.): Hives Bewerbermanagementsystem, das im Rahmen einer Datenverarbeitungsvereinbarung als Datenverarbeiter fungiert;
   (b) Lovable Labs Incorporated: Hives Anbieter von KI-Screening-Tools, der im Rahmen einer Datenverarbeitungsvereinbarung als Datenverarbeiter fungiert. Personenbezogene Daten werden gemäß den EU-Standardvertragsklauseln in die Vereinigten Staaten übermittelt (siehe Abschnitt 6).
2. Hive übermittelt die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht außerhalb des EWR, es sei denn, es bestehen angemessene Schutzmaßnahmen, wie in dieser Erklärung beschrieben. Hive gibt personenbezogene Daten nicht ohne vorherige Kenntnis der betroffenen Person an Dritte weiter, es sei denn, dies ist nach geltendem Recht oder auf Anordnung einer zuständigen Behörde erforderlich.

9. KI-gestützte Notizen bei Vorstellungsgesprächen

1. Als betroffene Person im Sinne der DSGVO und des BDSG hast du folgende Rechte, die du kostenlos ausüben kannst:
   (a) Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Du kannst eine Kopie der bei Hive gespeicherten personenbezogenen Daten sowie Informationen über die Zwecke und Mittel ihrer Verarbeitung anfordern;
   (b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, die bei Hive gespeichert sind;
   (c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen, vorbehaltlich geltender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten;
   (d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Die betroffene Person kann verlangen, dass Hive die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten, in der DSGVO festgelegten Umständen einschränkt;
   (e) Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Die betroffene Person hat das Recht, jederzeit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten aufgrund der berechtigten Interessen von Hive zu widersprechen, einschließlich der Nutzung des in Abschnitt 6 beschriebenen KI-gestützten Screening-Tools. Widerspricht die betroffene Person, so stellt Hive diese Verarbeitung ein, es sei denn, Hive kann zwingende berechtigte Gründe nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen;
   (f) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einer vertraglichen Notwendigkeit beruht, kann die betroffene Person ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anfordern;
   (g) Recht, nicht ausschließlich automatisierten Entscheidungen zu unterliegen (Art. 22 DSGVO): Wie in Abschnitt 6 beschrieben, wird keine Entscheidung bezüglich des Antrags der betroffenen Person ausschließlich auf der Grundlage einer automatisierten Verarbeitung getroffen.
2. Um eines der oben genannten Rechte auszuüben, solltest du einen Antrag an people@hive.app senden. Hive wird gemäß Art. 12 DSGVO innerhalb eines Kalendermonats nach Eingang des Antrags antworten. Bei komplexen oder umfangreichen Fällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden; in diesem Fall wirst du entsprechend benachrichtigt.
3. Die betroffene Person behält sich außerdem das Recht vor, gemäß Art. 77 DSGVO eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

10. KI-gestützte Mitschrift bei Vorstellungsgesprächen

Wenn Hive die personenbezogenen Daten der betroffenen Person auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet, insbesondere im Rahmen der in Abschnitt 5 beschriebenen optionalen Aufbewahrung für zwei Jahre zur Berücksichtigung bei zukünftigen Stellenbesetzungen, hat die betroffene Person das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf durchgeführten Verarbeitung beeinträchtigt und ohne dass dies nachteilige Folgen für aktuelle oder zukünftige Bewerbungen der betroffenen Person hat. Anträge auf Widerruf der Einwilligung sind zu richten an: people@hive.app. Nach Erhalt eines gültigen Widerrufsantrags löscht Hive die personenbezogenen Daten der betroffenen Person innerhalb von dreißig (30) Kalendertagen, es sei denn, die Aufbewahrung ist aufgrund einer für Hive geltenden gesonderten gesetzlichen Verpflichtung erforderlich.

11. Änderungen an dieser Erklärung

Hive behält sich das Recht vor, diese Erklärung von Zeit zu Zeit anzupassen, um Änderungen in den Datenverarbeitungsverfahren oder im geltenden Recht Rechnung zu tragen. Die aktuelle Version dieser Erklärung ist über den Link zugänglich, der im Bewerbungsprozess von Hive auf der Rekrutierungsplattform angegeben ist, und ist oben in diesem Dokument datiert. Bei wesentlichen Änderungen wird die aktualisierte Erklärung über denselben Link bereitgestellt und das Datum oben in diesem Dokument entsprechend angepasst. Hive wird angemessene Maßnahmen ergreifen, um betroffene Personen, deren personenbezogene Daten zum Zeitpunkt einer solchen Änderung aktiv verarbeitet werden, auf wesentliche Änderungen aufmerksam zu machen.