Hoe Hive de beste technologie voor fysieke processen ontwikkelt - een interview met Product Manager Friedrich

Het ontwikkelen van technologie voor de fysieke processen van een fulfillment is geen sinecure. Er zijn veel variabelen waarmee rekening moet worden gehouden en er is een praktijkgerichte aanpak nodig om de processen te testen en te optimaliseren.

Bij Hive hebben we ons eigen Warehouse Management System (WMS) vanaf nul ontwikkeld om ervoor te zorgen dat het zich onderscheidde van anderen en flexibel was om aan alle behoeften van onze handelaren te voldoen.

Product Lead Friedrich is sinds dag één verantwoordelijk voor Hive's WMS en Fulfillment Center App. We spraken met hem over zijn ervaring met het beheren en ontwikkelen van deze technologie:

• Zijn hoogtepunten en uitdagingen bij de ontwikkeling van Hive's WMS
• Hoe hij bij logistiek productbeheer kwam
• Hoe hij processen test in de fulfillmentcentra van Hive

Hoe is het om productmanager bij Hive te zijn?

Ik zou zeggen dat een productmanager behoorlijk hands-on is in vergelijking met andere techbedrijven. We hebben onze klantgerichte app gebouwd en daarnaast zijn we de uitdaging aangegaan om ons eigen Warehouse Management System (WMS) te bouwen. Maar naast het feit dat we een techbedrijf zijn, runnen we onze eigen fulfillmentcentra, wat betekent dat we producten bouwen voor bedrijfsprocessen en operationele processen die we zelf in eigendom hebben. Wat dus vrij uniek is bij Hive, is dat we zowel externe gebruikers hebben, onze klanten, als interne gebruikers die met ons WMS werken. Dit voegt een laag complexiteit toe als het gaat om stakeholder management.

Wat is je favoriete aspect van werken bij Hive?

Het heftruckrijbewijs :')

Wat is de grootste uitdaging geweest?

De grootste uitdaging was om het Warehouse Management System (WMS) vanaf nul op te bouwen en tegelijkertijd de activiteiten uit te breiden. We wilden een full-suite Warehouse Management Systeem dat alle tools biedt om de fulfillment activiteiten bij Hive uit te voeren. Een WMS dat gericht is op de specifieke behoeften van D2C e-commerce merken en onze fulfilment medewerkers.

De meeste WMS-systemen die momenteel op de markt zijn, bestaan al zo'n tien jaar. Ze dekken alle processen, terwijl we, toen we begonnen met het opbouwen van het onze, slechts één proces per keer konden toevoegen. 

Dit had echter veel voordelen - we konden ons richten op waar we ons in onderscheiden. Geen enkel ander WMS op de markt is specifiek gebouwd voor e-commerce zoals dat van Hive, met een focus op D2C fulfilment. We zijn er trots op dat we processen ontwikkelen waarbij de merchant en de eindklant centraal staan. 

We zijn ook zeer flexibel in het ontwikkelen van ons product en zorgen ervoor dat we voldoen aan de behoeften van de markt. We ondersteunen bijvoorbeeld producten met en zonder streepjescodes, we nemen zeer individuele picking- en verpakkingseisen aan en we ondersteunen batch tracking voor producten met houdbaarheidsdata.

Hoe ben je in de logistiek terechtgekomen?

Ik heb Engineering en Business gestudeerd. Daarna ben ik de productielogistiek ingegaan met de nadruk op productie.

Toen ik in de auto-industrie werkte, heb ik veel geleerd over het standaardiseren van processen - denk bijvoorbeeld aan sterk geautomatiseerde assemblagelijnen. Wat ik interessant vond in de logistiek is dat je niet alles kunt standaardiseren omdat je op een gegeven moment flexibiliteit opoffert.

Na enige tijd gewerkt te hebben voor grote bedrijven en in consultancy kreeg ik de kans om bij Hive aan de slag te gaan. 

De kans om iets vanaf de grond op te bouwen en vorm te geven zou niet mogelijk zijn geweest bij een groter bedrijf of in consulting, en het gaf me de intrinsieke motivatie om deel uit te maken van het opnieuw uitvinden van e-commerce activiteiten.

Hoe ben je productmanager geworden?

Op de eerste dag kwamen we bij elkaar en hielden we een grote brainstormsessie over welke processen we zouden moeten afdekken en hoe. Ik schreef "afhankelijk van het WMS" op veel post-its totdat ik me realiseerde dat we niet afhankelijk wilden zijn van bestaande technologie, maar de mogelijkheid wilden gebruiken om onze eigen technologie te bouwen.

Omdat Hive nog zo jong was toen ik begon, werkte ik als generalist in verschillende werkstromen zoals Groei, Operaties en Klantervaring. Met alle kennis die ik van de vloer had, werd ik na de lancering van onze tweede FC productmanager voor ons WMS.

Hoe zorg je ervoor dat alle belanghebbenden betrokken zijn?

Dit kan behoorlijk lastig zijn. Het hele bedrijf is belanghebbende omdat het systeem iedereen aangaat. Zoals ik al eerder aangaf, kreeg ik door mijn vroege indiensttreding bij Hive de kans om verschillende gebieden te ondersteunen, waardoor ik een goed idee kreeg van hoe verschillende teams het WMS gebruiken en wat ze er nodig hebben.

Voor grotere releases stel ik een cross-functioneel team samen om ervoor te zorgen dat het hele bedrijf op één lijn zit. We hebben een kick-off, check-ins en een retro, en communiceren op een gedetailleerd niveau in speciale Slack-kanalen. De belangrijkste betrokkenen zijn verantwoordelijk voor het op de hoogte houden van collega's in hun teams of voor het inschakelen van de juiste mensen als dat relevant is. 

Zoals gezegd hebben we onze eigen Slack-kanalen en de meeste van onze vergaderingen zijn virtueel. Maar er zijn weken waarin ik meer dan twee dagen per week in ons fulfilmentcentrum ben voor het testen van nieuwe functies, kwaliteitsborging, procesbeheer en wijzigingsbeheer. Natuurlijk is dit in samenwerking met onze ingenieurs die de software hebben gebouwd, het centrale fulfillment team, site leads en andere geweldige mensen die we op de vloer hebben.   

Onze klanten zijn ook een belangrijke stakeholder. We praten veel met ze om hun processen en pijnpunten te begrijpen of om feedback te krijgen op wat we bouwen. Af en toe bezoeken ze zelfs ons fulfillment center om hun producten te bekijken, wat ik geweldig vind. We versturen ook maandelijks een productnieuwsbrief om ze op de hoogte te houden van wat we hebben verzonden.

Hoe zorg je ervoor dat de processen die vanuit technisch oogpunt werken, ook werken voor de fysieke processen in de FC?

Je ziet en leert dat met elke productverandering ook de processen in de FC veranderen. Het is zo belangrijk om goed afgestemd te zijn op de fulfillmentprocessen. We kunnen vanuit technisch oogpunt een functie creëren die indrukwekkend complex is, maar het zou onmogelijk zijn om deze op de werkvloer te beheren en tegelijkertijd onze fulfilmentmedewerkers tevreden te houden.

Omdat we zoveel tijd doorbrengen op de werkvloer en praten met medewerkers, locatiehoofden en procesingenieurs, leer je na verloop van tijd wat mogelijk is en wat niet. Natuurlijk is het soms mogelijk, maar het is gewoon niet eenvoudig te implementeren. Daarom richt ik me op begeleiding en het geven van voldoende informatie direct vanuit het product.

Als we een functie in ons fulfilmentcentrum uitrollen, doen we dat samen op de vloer en controleren we of de flows intuïtief zijn en of er genoeg informatie beschikbaar is voor het geval dat niet zo is. Dit kan soms heel uitdagend zijn, maar het is ook leuk om de directe impact te zien van wat je verzendt.

Wat is het belang van deelname aan de FC?

Het bouwen van processen en het bouwen van het product gaan hand in hand. Het is niet zo dat we software bouwen en het aan iemand anders geven, we zijn eigenaar van de processen in de FC. 

Dit betekent dat het product uniek is afgestemd op onze activiteiten, omdat we beide beheren. Om dit goed te doen, besteden we tijd aan de FC om een hoge gebruikersgerichtheid te behouden en snel te kunnen itereren. Natuurlijk kan na verloop van tijd de iteratiesnelheid in de FC afnemen naarmate de schaal toeneemt en shangebeheer een groter onderwerp wordt.

Daarom besteden we bijvoorbeeld tijd aan gamification. Het gaat niet alleen om het integreren van de meest efficiënte processen, we hebben ook een sterke focus op het gelukkig maken van onze gebruikers. Denk aan beloningsfactoren, geluiden en zelfs confetti-douches. We willen van het gebruik van onze software een naadloze, efficiënte en leuke ervaring maken.

Hoe zorg je ervoor dat processen worden overgenomen in de FC na de implementatie?

We staan op verschillende manieren dicht bij de FC. Niet alleen fysiek (in Berlijn), maar ook wat betreft de relatie tussen onze HQ-medewerkers en collega's bij de FC. Daarnaast kunnen we met de gegevens die we verzamelen goed in de gaten houden hoe onze software en operationele processen samenwerken en de impact meten.

Uiteindelijk kost het veel tijd om op de vloer actief te zijn, maar het is cruciaal om daar te zijn om processen van hoge kwaliteit te garanderen.

‍

Benieuwd hoe het fulfillmentproces van Hive werkt? Ontdek meer op onze fulfilment pagina hierof een offerte aanvragen om te zien hoe Hive uw bedrijf vandaag nog van dienst kan zijn.