Privacyverklaring voor sollicitanten

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

1. Hive is de verwerkingsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens van de sollicitant in verband met een sollicitatie.
2. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 („AVG“) en de BDSG gelden in deze verklaring de volgende definities:
   • „Verwerkingsverantwoordelijke“ betekent Hive, de entiteit die de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van persoonsgegevens in verband met het wervingsproces.
   • “Betrokkene” betekent de individuele sollicitant of kandidaat aan wie deze verklaring is gericht en wiens persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in verband met een bij Hive ingediende sollicitatie.
   • “Verwerker” betekent elke derde partij die door Hive is ingeschakeld om persoonsgegevens namens Hive en volgens de gedocumenteerde instructies van Hive te verwerken, inclusief de dienstverleners die in paragraaf 7 worden genoemd.
   • “Persoonsgegevens” betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals gedefinieerd in art. 4, lid 1 AVG.

Als je vragen of verzoeken hebt over je persoonsgegevens, kun je contact opnemen met: people@hive.app.

2. Categorieën verwerkte persoonsgegevens

1. Hive verzamelt en verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens in verband met de sollicitatie van de betrokkene:
   (a) Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres;
   (b) Sollicitatiemateriaal: cv, sollicitatiebrief, arbeidsverleden, opleidingsachtergrond, kwalificaties en vaardigheden;
   (c) Gegevens over het wervingsproces: aantekeningen en beoordelingen die zijn gemaakt tijdens sollicitatiegesprekken, referenties en correspondentie met betrekking tot de sollicitatie van de betrokkene;
   (d) Gegevens over AI-ondersteunde screening: gestructureerde samenvattingen en geschiktheidsbeoordelingen die zijn gegenereerd in verband met het geautomatiseerde screeningproces zoals beschreven in paragraaf 6.

2. Hive vraagt in het kader van zijn standaard wervingsproces niet om andere bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gedefinieerd in artikel 9 van de AVG, waaronder gezondheidsgegevens, etnische afkomst of religieuze overtuiging). Als dergelijke informatie toch vrijwillig in de sollicitatiematerialen van de betrokkene wordt opgenomen, moet de betrokkene zich ervan bewust zijn dat de AI-ondersteunde screeningstool van Hive niet is ontworpen om gegevens van speciale categorieën te verwerken, en dat Hive maatregelen zal nemen om ervoor te zorgen dat dergelijke informatie apart wordt behandeld en met de extra waarborgen die vereist zijn volgens art. 9 AVG.

3. Rechtsgrondslag voor de verwerking

Hive verwerkt de persoonsgegevens van de betrokkene op basis van de volgende rechtsgrondslagen overeenkomstig artikel 6 van de AVG:

4. Doeleinden van de verwerking

Hive gebruikt de persoonsgegevens van de betrokkene uitsluitend om te beoordelen of de betrokkene geschikt is voor de functie waarvoor hij of zij heeft gesolliciteerd, en – indien de betrokkene daarvoor afzonderlijk uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven – om de betrokkene in aanmerking te nemen voor toekomstige functies die mogelijk aansluiten bij zijn of haar profiel. Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die geen verband houden met werving, en worden evenmin verkocht of gedeeld met derden voor marketing- of andere commerciële doeleinden.

5. Bewaartermijnen en verwijdering

1. Geselecteerde kandidaten: De persoonsgegevens van de sollicitant worden bij indiensttreding overgebracht naar zijn of haar personeelsdossier en worden daarna verwerkt op basis van een aparte privacyverklaring voor werknemers.
2. Afgewezen sollicitanten (geen toestemming voor bewaring gegeven): De persoonsgegevens van de betrokkene worden binnen zes (6) maanden na afloop van de sollicitatieprocedure voor de functie waarop is gesolliciteerd, verwijderd. Deze termijn stelt Hive in staat om te reageren op eventuele juridische claims die in verband met de sollicitatieprocedure zouden kunnen ontstaan.
3. Afgewezen sollicitanten (toestemming voor bewaring gegeven): Als de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven, bewaart Hive de persoonsgegevens van de betrokkene tot twee (2) jaar vanaf de datum van toestemming, met het oog op het in aanmerking nemen van de betrokkene voor toekomstige relevante functies. De betrokkene kan deze toestemming op elk moment intrekken in overeenstemming met artikel 9.

6. Bewaartermijnen en verwijdering

1. Hive gebruikt een interne, door AI ondersteunde tool om het HR-team te helpen bij het beoordelen van sollicitaties. Hive streeft naar volledige transparantie over de werking van deze tool en de gevolgen ervan voor de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokkene.
2. Omvang van de verwerking door de tool:
   (a) Analyse van de inhoud van de sollicitatiematerialen van de betrokkene (cv, sollicitatiebrief, opgegeven kwalificaties en ervaring);
   (b) Opstellen van een gestructureerd overzicht van het profiel van de betrokkene, inclusief een beoordeling van vaardigheden en geschiktheid voor de functie;
   (c) Opstellen van een indicatieve beoordeling ter ondersteuning van de beoordeling door het HR-team.
3. Beperkingen van de tool:
   (a) De tool neemt geen definitieve of bindende beslissingen met betrekking tot de sollicitatie van de betrokkene;
   (b) De tool wijst geen enkele kandidaat automatisch af of keurt deze automatisch goed;
   (c) Alle resultaten worden gecontroleerd en onafhankelijk beoordeeld door een gekwalificeerd lid van het HR-team van Hive voordat er een beslissing wordt genomen over de sollicitatie van de betrokkene.
4. Menselijke controle: Elke aanvraag wordt beoordeeld door een menselijke beoordelaar die zijn eigen oordeel vormt. De door AI gegenereerde output dient als gestructureerd hulpmiddel ter ondersteuning van die beoordeling, en is niet bedoeld om deze te vervangen. De betrokkene zal niet worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking in de zin van artikel 22 AVG. De betrokkene heeft het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van deze tool bij de beoordeling van zijn of haar aanvraag, in overeenstemming met paragraaf 8.
5. Gegevensverwerker: De AI-screeningtool is ontwikkeld en wordt gehost met behulp van infrastructuur die wordt geleverd door Lovable Labs Incorporated (“Lovable”), een bedrijf dat is geregistreerd in Delaware, VS, en dat optreedt als gegevensverwerker op basis van een ondertekende gegevensverwerkingsovereenkomst (“DPA”) in overeenstemming met artikel 28 van de AVG. Lovable verwerkt de persoonsgegevens van de betrokkene uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van The Hive en gebruikt geen persoonsgegevens om kunstmatige intelligentie- of machine learning-modellen te trainen.
6. model : Om profieloverzichten en geschiktheidsbeoordelingen te genereren, stuurt de screeningstool de inhoud van sollicitaties door naar externe model . Volgens de huidige lijst met subverwerkers van Lovable zijn dit onder andere Anthropic, Inc. (Claude) en OpenAI, Inc., beide gevestigd in de Verenigde Staten. De inhoud van het cv en de sollicitatiebrief van de betrokkene kan dus door deze aanbieders worden verwerkt als onderdeel van het genereren van de screeningresultaten. Deze aanbieders treden op als subverwerkers van Lovable en verwerken persoonsgegevens uitsluitend met het oog op het genereren van de AI-resultaten.
7. Internationale doorgiften: Aangezien Lovable en model van zijn model (Anthropic, OpenAI) in de Verenigde Staten zijn gevestigd, houdt de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokkene via deze tool doorgiften van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte („EER“) in. Dergelijke doorgiften vallen onder de EU-modelcontractbepalingen (Besluit 2021/914 van de Commissie, Module 2: Verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker), die zijn opgenomen in de gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) tussen Hive en Lovable. Lovable is contractueel verplicht ervoor te zorgen dat elke verdere doorgifte van persoonsgegevens aan zijn subverwerkers onderworpen is aan gelijkwaardige passende waarborgen in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG.
8. Subverwerkers: Een volledige en actuele lijst van de subverwerkers van Lovable vind je op https://enterprise.lovable.dev/subprocessors. Lovable is verplicht om Hive op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in deze lijst, en Hive zal de gevolgen van dergelijke wijzigingen voor de privacy beoordelen.
9. Rechtsgrondslag: Hive baseert zich op zijn gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG om een efficiënt en consistent wervingsproces te voeren, als rechtsgrondslag voor het gebruik van deze tool. Hive heeft vastgesteld dat dit belang niet wordt overschaduwd door de rechten en vrijheden van de betrokkene, gezien het verplichte menselijke toezicht, het beperkte en functiespecifieke karakter van de verwerking en de contractuele waarborgen die met Lovable zijn overeengekomen.

7. Notities maken tijdens sollicitatiegesprekken met behulp van AI

1. Wanneer sollicitatiegesprekken deel uitmaken van het wervingsproces, kan Hive gebruikmaken van AI-ondersteunde tools om het maken, uitschrijven of samenvatten van aantekeningen tijdens het gesprek te ondersteunen (hierna„notitietool“genoemd). Hive streeft naar transparantie over dit gebruik en zorgt ervoor dat de betrokkene vóór het gesprek een weloverwogen beslissing kan nemen.
2. Toestemming en opt-out-mechanisme: Het gebruik van een notitie-app tijdens een interview is alleen toegestaan als de betrokkene daar vooraf toestemming voor heeft gegeven. Voorafgaand aan elk interview ontvangt de betrokkene een schriftelijke kennisgeving waarin staat welke notitie-app er tijdens zijn of haar specifieke interview wordt gebruikt, samen met relevante informatie over de gegevensverwerkingsactiviteiten van de app. De betrokkene krijgt de kans om het gebruik van de notitie-app te weigeren voordat het gesprek plaatsvindt. Als de betrokkene dit weigert, wordt de app niet geactiveerd en worden de aantekeningen tijdens het gesprek handmatig gemaakt. Zo’n weigering heeft geen invloed op de beoordeling van de sollicitatie van de betrokkene.
3. Gegevensverwerkers: De notitie-app die bij een bepaald sollicitatiegesprek wordt gebruikt, wordt beheerd door een externe dienstverlener die optreedt als gegevensverwerker op basis van een gegevensverwerkingsovereenkomst in overeenstemming met artikel 28 van de AVG. De identiteit van de betreffende dienstverlener wordt aan de betrokkene meegedeeld in de hierboven genoemde kennisgeving voorafgaand aan het sollicitatiegesprek. Al deze dienstverleners zijn verplicht om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken volgens de gedocumenteerde instructies van Hive.
4. Internationale gegevensoverdrachten: Als de aanbieder van de notitie-app buiten de EER is gevestigd, vindt elke overdracht van persoonsgegevens plaats met inachtneming van passende waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG, waaronder, indien van toepassing, de EU-modelcontractbepalingen. Meer informatie over de toepasselijke overdrachtsregeling vind je in de kennisgeving die je voorafgaand aan het gesprek ontvangt.
5. Rechtsgrondslag: Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor het gebruik van de notitie-app, baseert Hive zich op artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG als rechtsgrondslag voor die verwerking. De betrokkene kan zijn toestemming op elk moment vóór of tijdens het interview intrekken door de interviewer hiervan op de hoogte te stellen of door contact op te nemen met people@hive.app.
6. Bewaartermijn: Notities en samenvattingen die via de notitietool worden gegenereerd, worden bewaard als onderdeel van het wervingsdossier van de betrokkene en verwijderd volgens de bewaartermijnen die in paragraaf 5 zijn vastgelegd.
7. De persoonsgegevens van de betrokkene worden intern verwerkt door medewerkers van de HR- en wervingsteams van Hive, uitsluitend op basis van een ‘need-to-know’-principe. Hive deelt persoonsgegevens met de volgende categorieën gegevensverwerkers:
   • Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.): het sollicitantvolgsysteem van Hive, dat optreedt als gegevensverwerker op basis van een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA).
   • Lovable Labs Incorporated: de leverancier van Hive’s AI-screeningtool, die optreedt als gegevensverwerker onder een DPA. Persoonsgegevens worden naar de Verenigde Staten overgedragen op basis van de EU-modelcontractbepalingen (zie paragraaf 6).
   Hive draagt de persoonsgegevens van de betrokkene niet over buiten de EER, tenzij er passende waarborgen zijn zoals beschreven in deze verklaring. Hive deelt geen persoonsgegevens met andere derde partijen zonder dat de betrokkene hiervan op de hoogte is, tenzij dit vereist is door de toepasselijke wetgeving of op bevel van een bevoegde autoriteit.

8. Openbaarmaking van persoonsgegevens en internationale doorgifte

1. De persoonsgegevens van de betrokkene worden intern verwerkt door medewerkers van de HR- en wervingsteams van Hive, uitsluitend op basis van een ‘need-to-know’-principe. Hive deelt persoonsgegevens met de volgende categorieën gegevensverwerkers:
   (a) Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.): het sollicitantvolgsysteem van Hive, dat optreedt als gegevensverwerker op basis van een gegevensverwerkersovereenkomst;
   (b) Lovable Labs Incorporated: de leverancier van Hive’s AI-screeningtool, die optreedt als gegevensverwerker op basis van een gegevensverwerkersovereenkomst. Persoonsgegevens worden overgedragen naar de Verenigde Staten op basis van de standaardcontractbepalingen van de EU (zie paragraaf 6).
2. Hive geeft de persoonsgegevens van de betrokkene niet door buiten de EER, tenzij er passende waarborgen zijn zoals beschreven in deze verklaring. Hive deelt geen persoonsgegevens met andere derden zonder dat de betrokkene hiervan op de hoogte is, tenzij dit vereist is door de toepasselijke wetgeving of op bevel van een bevoegde autoriteit.

9. Notities maken tijdens sollicitatiegesprekken met behulp van AI

1. Als betrokkene volgens de AVG en de BDSG heb je de volgende rechten, die je kosteloos kunt uitoefenen:
   (a) Recht op inzage (art. 15 AVG): Je kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die Hive van je heeft, en informatie over de doeleinden en middelen van de verwerking;
   (b) Recht op rectificatie (art. 16 AVG): De betrokkene kan vragen om correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die Hive bewaart;
   (c) Recht op verwijdering (art. 17 AVG): De betrokkene kan vragen om verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens, met inachtneming van de wettelijke bewaarplichten;
   (d) Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): De betrokkene kan Hive vragen om de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens te beperken in bepaalde omstandigheden die door de AVG worden voorgeschreven;
   (e) Recht van bezwaar (art. 21 AVG): De betrokkene heeft het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens op basis van de gerechtvaardigde belangen van Hive, inclusief het gebruik van de in paragraaf 6 beschreven AI-ondersteunde screeningtool. Wanneer de betrokkene bezwaar maakt, zal Hive deze verwerking staken, tenzij het dwingende gerechtvaardigde gronden kan aantonen die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene;
   (f) Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): Als de verwerking is gebaseerd op toestemming of een contractuele noodzaak, kan de betrokkene zijn of haar persoonsgegevens opvragen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat;
   (g) Recht om niet uitsluitend aan geautomatiseerde beslissingen te worden onderworpen (art. 22 AVG): Zoals beschreven in paragraaf 6 wordt er geen beslissing met betrekking tot de aanvraag van de betrokkene uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking genomen.
2. Om een van de bovenstaande rechten uit te oefenen, moet de betrokkene een verzoek indienen bij people@hive.app. Hive reageert binnen één kalendermaand na ontvangst van het verzoek, in overeenstemming met artikel 12 van de AVG. Bij complexe zaken of grote hoeveelheden verzoeken kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd; in dat geval wordt de betrokkene hiervan op de hoogte gesteld.
3. De betrokkene behoudt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, overeenkomstig artikel 77 van de AVG.

10. Notities maken tijdens een sollicitatiegesprek met behulp van AI

Wanneer Hive de persoonsgegevens van de betrokkene verwerkt op basis van toestemming, met name de optionele bewaartermijn van (twee) twee jaar voor toekomstige vacatures zoals beschreven in paragraaf 5, heeft de betrokkene het recht om die toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden, en zonder nadelige gevolgen voor huidige of toekomstige sollicitaties van de betrokkene. Verzoeken om intrekking van de toestemming moeten worden ingediend bij: people@hive.app. Na ontvangst van een geldig verzoek tot intrekking zal Hive de persoonsgegevens van de betrokkene binnen dertig (30) kalenderdagen verwijderen, tenzij bewaarplicht geldt op grond van een afzonderlijke wettelijke verplichting die op Hive van toepassing is.

11. Wijzigingen in deze kennisgeving

Hive behoudt zich het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen aan veranderingen in haar gegevensverwerkingspraktijken of in de geldende wetgeving. De huidige versie van deze verklaring is te vinden via de link in het sollicitatieproces van Hive op hun wervingsplatform en de datum staat bovenaan dit document. Als er belangrijke wijzigingen zijn, wordt de bijgewerkte verklaring via dezelfde link beschikbaar gesteld en wordt de datum bovenaan dit document aangepast. Hive zal redelijke stappen ondernemen om belangrijke wijzigingen onder de aandacht te brengen van de betrokkenen van wie de persoonsgegevens op het moment van de wijziging actief worden verwerkt.