Informativa sulla privacy per i candidati

1. Identità del titolare del trattamento e recapiti

1. Hive è il titolare del trattamento responsabile del trattamento dei dati personali del candidato in relazione a una candidatura.
2. Ai fini del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della BDSG, nel presente avviso si applicano le seguenti definizioni:
   • Per “Titolare del trattamento” si intende Hive, ovvero il soggetto che determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali nell’ambito del processo di selezione.
   • “Interessato” indica il singolo richiedente o candidato a cui è rivolta la presente Informativa e i cui dati personali vengono raccolti e trattati in relazione a una candidatura presentata a Hive.
   • Per “Responsabile del trattamento” si intende qualsiasi terza parte incaricata da Hive di trattare i dati personali per suo conto e secondo le sue istruzioni documentate, inclusi i fornitori di servizi indicati nella Sezione 7.
   • Per “Dati personali” si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile, come definito nell’Art. 4(1) del GDPR.

Per qualsiasi domanda o richiesta riguardante i tuoi dati personali, contatta: people@hive.app.

2. Categorie di dati personali trattati

1. Hive raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati personali in relazione alla candidatura dell'interessato:
   (a) Dati identificativi e di contatto: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo;
   (b) Documenti di candidatura: CV, lettera di presentazione, esperienza lavorativa, percorso formativo, titoli di studio e competenze;
   (c) Dati relativi al processo di selezione: appunti e valutazioni generati durante i colloqui, referenze e corrispondenza relativa alla candidatura dell'interessato;
   (d) Dati di selezione assistita da IA: sintesi strutturate e valutazioni di idoneità generate in relazione al processo di selezione automatizzato descritto nella Sezione 6.

2. Hive non richiede alcuna altra categoria speciale di dati personali (come definita dall'art. 9 del GDPR, inclusi dati relativi alla salute, all'origine etnica o alle convinzioni religiose) nell'ambito del suo processo di selezione standard. Qualora tali informazioni fossero comunque incluse volontariamente nei materiali di candidatura dell'interessato, quest'ultimo deve essere consapevole che lo strumento di selezione assistito dall'IA di Hive non è progettato per trattare dati di categorie speciali, e Hive adotterà misure per garantire che tali informazioni siano gestite separatamente e con le garanzie aggiuntive richieste dall'art. 9 del GDPR.

3. Base giuridica del trattamento

Hive tratta i dati personali dell'interessato in base alle seguenti basi giuridiche ai sensi dell'art. 6 del GDPR:

4. Finalità del trattamento

Hive utilizza i dati personali dell'interessato esclusivamente allo scopo di valutare la sua idoneità al ruolo per cui ha presentato candidatura e, qualora l'interessato abbia fornito un consenso esplicito separato, per prendere in considerazione future opportunità lavorative che potrebbero essere in linea con il suo profilo. I dati personali non vengono utilizzati per scopi non correlati alla selezione del personale, né vengono venduti o condivisi con terzi per finalità di marketing o altri scopi commerciali.

5. Periodi di conservazione e cancellazione

1. Candidati selezionati: i dati personali del candidato saranno trasferiti nel suo fascicolo personale all'inizio del rapporto di lavoro e successivamente trattati in base a un'informativa sulla privacy separata per i dipendenti.
2. Candidati non selezionati (che non hanno dato il consenso alla conservazione dei dati): I dati personali dell'interessato saranno cancellati entro sei (6) mesi dalla conclusione del processo di selezione per la posizione per cui si è candidati. Questo periodo consente a Hive di rispondere a eventuali reclami legali che potrebbero sorgere in relazione al processo di selezione.
3. Candidati non selezionati (con consenso alla conservazione dei dati): qualora l'interessato abbia fornito il proprio consenso esplicito, Hive conserverà i suoi dati personali per un massimo di due (2) anni dalla data del consenso, al fine di prendere in considerazione l'interessato per futuri ruoli pertinenti. L'interessato può revocare tale consenso in qualsiasi momento, in conformità con la Sezione 9.

6. Periodi di conservazione e cancellazione

1. Hive utilizza uno strumento interno basato sull'intelligenza artificiale per aiutare il proprio team delle risorse umane nella valutazione delle candidature. Hive si impegna a garantire la massima trasparenza riguardo al funzionamento di questo strumento e alle sue implicazioni per il trattamento dei dati personali dell'interessato.
2. Ambito del trattamento effettuato dallo strumento:
   (a) Analisi del contenuto dei documenti di candidatura dell'interessato (CV, lettera di presentazione, qualifiche e esperienze dichiarate);
   (b) Creazione di una sintesi strutturata del profilo dell'interessato, compresa una valutazione delle competenze e dell'idoneità potenziale al ruolo;
   (c) Generazione di una valutazione indicativa a supporto del processo di valutazione da parte del team delle risorse umane.
3. Limiti dello strumento:
   (a) Lo strumento non prende alcuna decisione definitiva o vincolante in merito alla candidatura dell'interessato;
   (b) Lo strumento non rifiuta né approva automaticamente alcun candidato;
   (c) Tutti i risultati vengono esaminati e valutati in modo indipendente da un membro qualificato del team Risorse Umane di Hive prima che venga presa qualsiasi decisione in merito alla candidatura dell'interessato.
4. Controllo umano: ogni candidatura viene valutata da un revisore umano che esercita un giudizio indipendente. Il risultato generato dall'IA funge da supporto strutturato a sostegno di tale valutazione, senza sostituirla. L'interessato non sarà soggetto a una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato ai sensi dell'art. 22 del GDPR. L'interessato ha il diritto di opporsi all'uso di questo strumento nella valutazione della propria candidatura, in conformità con la Sezione 8.
5. Responsabile del trattamento: Lo strumento di screening basato sull'intelligenza artificiale è sviluppato e ospitato utilizzando l'infrastruttura fornita da Lovable Labs Incorporated (“Lovable”), una società registrata nel Delaware, Stati Uniti, che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi di un accordo sul trattamento dei dati (“DPA”) sottoscritto in conformità con l'art. 28 del GDPR. Lovable tratta i dati personali dell'interessato esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate da Hive e non utilizza i dati personali per addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico.
6. AI Modello, Modelli : per generare sintesi dei profili e valutazioni di idoneità, lo strumento di selezione trasmette i contenuti delle candidature a Modello, Modelli terzi di modelli di IA Modello, Modelli . In base all'attuale elenco dei sub-responsabili del trattamento di Lovable, questi includono Anthropic, Inc. (Claude) e OpenAI, Inc., entrambe con sede negli Stati Uniti. Di conseguenza, il contenuto del CV e della lettera di presentazione dell'interessato potrebbe essere trattato da questi fornitori nell'ambito della generazione dei risultati della selezione. Questi fornitori agiscono in qualità di sub-responsabili del trattamento per conto di Lovable e trattano i dati personali esclusivamente allo scopo di generare i risultati dell'IA.
7. Trasferimenti internazionali: poiché Lovable e Modello, Modelli suoi Modello, Modelli AI Modello, Modelli (Anthropic, OpenAI) sono soggetti con sede negli Stati Uniti, il trattamento dei dati personali dell’interessato tramite questo strumento comporta trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo (“SEE”). Tali trasferimenti sono regolati dalle Clausole Contrattuali Standard dell’UE (Decisione della Commissione 2021/914, Modulo Due: dal Titolare al Responsabile), incorporate nell’Accordo di Trattamento dei Dati (DPA) di Hive con Lovable. Lovable è contrattualmente tenuta a garantire che qualsiasi ulteriore trasferimento di Dati Personali ai propri sub-responsabili sia soggetto a garanzie adeguate equivalenti, in conformità con il Capitolo V del GDPR.
8. Sub-responsabili del trattamento: un elenco completo e aggiornato dei sub-responsabili del trattamento di Lovable è disponibile all'indirizzo https://enterprise.lovable.dev/subprocessors. Lovable è tenuta a comunicare a Hive eventuali modifiche a tale elenco e Hive valuterà l'impatto sulla privacy di tali modifiche.
9. Base giuridica: Hive si basa sul proprio legittimo interesse ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR, ovvero condurre un processo di reclutamento efficiente e coerente, come base giuridica per l'utilizzo di questo strumento. Hive ha valutato che tale interesse non sia superato dai diritti e dalle libertà dell'interessato, tenuto conto della supervisione umana obbligatoria, della natura limitata e specifica del trattamento, nonché delle garanzie contrattuali in essere con Lovable.

7. Prendere appunti durante i colloqui con l'aiuto dell'intelligenza artificiale

1. Quando i colloqui fanno parte del processo di selezione, Hive può utilizzare strumenti basati sull'intelligenza artificiale per facilitare la presa di appunti, la trascrizione o la sintesi degli appunti dei colloqui (di seguito"Strumento per la presa di appunti"). Hive si impegna a garantire la trasparenza su tale utilizzo e ad assicurare che l'interessato possa prendere una decisione informata prima del colloquio.
2. Consenso e meccanismo di rinuncia: l'uso di qualsiasi strumento di presa di appunti durante un colloquio è soggetto al previo consenso dell'interessato. Prima di ogni colloquio, l'interessato riceverà una notifica scritta in cui si specifica lo strumento di presa di appunti che verrà utilizzato nel suo colloquio, insieme alle informazioni rilevanti relative alle attività di trattamento dei dati dello strumento. L'interessato avrà la possibilità di rifiutare l'uso dello strumento di presa appunti prima che l'intervista abbia luogo. Se l'interessato rifiuta, lo strumento non verrà attivato e gli appunti dell'intervista verranno presi manualmente. Tale rifiuto non influirà in alcun modo sulla valutazione della candidatura dell'interessato.
3. Responsabili del trattamento: lo strumento per la registrazione delle note utilizzato in ogni colloquio sarà gestito da un fornitore terzo che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi di un accordo sul trattamento dei dati, in conformità con l'art. 28 del GDPR. L'identità del fornitore specifico ti verrà comunicata nella notifica pre-colloquio di cui sopra. Tutti questi fornitori sono tenuti a trattare i dati personali esclusivamente secondo le istruzioni documentate da Hive.
4. Trasferimenti internazionali: qualora il fornitore dello strumento per la presa di appunti abbia sede al di fuori del SEE, qualsiasi trasferimento di dati personali sarà soggetto a garanzie adeguate in conformità con il capitolo V del GDPR, incluse, ove applicabile, le clausole contrattuali tipo dell'UE. I dettagli relativi al meccanismo di trasferimento applicabile saranno inclusi nella notifica che riceverai prima del colloquio.
5. Base giuridica: qualora l'interessato abbia acconsentito all'uso dello strumento per la presa di appunti, Hive fa riferimento all'art. 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR come base giuridica per tale trattamento. L'interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento prima o durante il colloquio, comunicandolo all'intervistatore o contattando people@hive.app.
6. Conservazione: le note e i riassunti generati tramite lo strumento per la creazione di note saranno conservati nel fascicolo di reclutamento dell'interessato e cancellati in conformità con i periodi di conservazione indicati nella Sezione 5.
7. I dati personali dell'interessato vengono trattati internamente dai membri dei team delle risorse umane e delle assunzioni di Hive, solo se strettamente necessario. Hive condivide i dati personali con le seguenti categorie di responsabili del trattamento:
   • Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.): il sistema di gestione delle candidature di Hive, che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi di un accordo sul trattamento dei dati (DPA).
   • Lovable Labs Incorporated: fornitore dello strumento di screening basato sull'intelligenza artificiale di Hive, che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi di un accordo sul trattamento dei dati (DPA). I Dati Personali vengono trasferiti negli Stati Uniti in base alle Clausole Contrattuali Standard dell'UE (vedi Sezione 6).
   Hive non trasferisce i Dati Personali dell'Interessato al di fuori del SEE, tranne nei casi in cui siano in atto adeguate garanzie come descritto nella presente Informativa. Hive non divulga i Dati Personali ad altre terze parti senza la previa conoscenza dell'Interessato, a meno che non sia richiesto dalla legge applicabile o da un ordine di un'autorità competente.

8. Comunicazione dei dati personali e trasferimenti internazionali

1. I dati personali dell'interessato vengono trattati internamente dai membri dei team delle risorse umane e delle assunzioni di Hive, solo se strettamente necessario. Hive condivide i dati personali con le seguenti categorie di responsabili del trattamento:
   (a) Greenhouse (Greenhouse Software, Inc.): il sistema di tracciamento dei candidati di Hive, che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi di un accordo DPA;
   (b) Lovable Labs Incorporated: il fornitore dello strumento di screening basato sull'intelligenza artificiale di Hive, che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi di un accordo DPA. I dati personali vengono trasferiti negli Stati Uniti in base alle clausole contrattuali standard dell'UE (vedi Sezione 6).
2. Hive non trasferisce i dati personali dell'interessato al di fuori del SEE, salvo nei casi in cui siano state adottate adeguate garanzie, come descritto nella presente informativa. Hive non comunica i dati personali a terzi senza il previo consenso dell'interessato, a meno che ciò non sia richiesto dalla legge applicabile o da un provvedimento di un'autorità competente.

9. Prendere appunti durante i colloqui con l'aiuto dell'IA

1. In qualità di interessato ai sensi del GDPR e della BDSG, l'interessato gode dei seguenti diritti, che possono essere esercitati gratuitamente:
   (a) Diritto di accesso (art. 15 GDPR): l'interessato può richiedere una copia dei dati personali in possesso di Hive e informazioni relative alle finalità e alle modalità del loro trattamento;
   (b) Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): L'interessato può chiedere la correzione di qualsiasi dato personale inesatto o incompleto in possesso di Hive;
   (c) Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): L'interessato può chiedere la cancellazione dei propri dati personali, fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge;
   (d) Diritto alla limitazione del trattamento (Art. 18 GDPR): L'interessato può chiedere a Hive di limitare il trattamento dei propri Dati Personali in determinate circostanze previste dal GDPR;
   (e) Diritto di opposizione (Art. 21 GDPR): Hai il diritto di opporti in qualsiasi momento al trattamento dei tuoi dati personali basato sugli interessi legittimi di Hive, compreso l’uso dello strumento di screening assistito dall’IA descritto nella Sezione 6. Se ti opponi, Hive interromperà tale trattamento a meno che non possa dimostrare motivi legittimi e convincenti che prevalgano sugli interessi, i diritti e le libertà tuoi;
   (f) Diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 GDPR): Se il trattamento si basa sul consenso o su una necessità contrattuale, l’interessato può richiedere i propri dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
   (g) Diritto di non essere soggetto a decisioni esclusivamente automatizzate (Art. 22 GDPR): Come descritto nella Sezione 6, nessuna decisione relativa alla richiesta dell'interessato viene presa esclusivamente sulla base di un trattamento automatizzato.
2. Per esercitare uno dei diritti sopra indicati, l'interessato deve inviare una richiesta all'indirizzo people@hive.app. Hive risponderà entro un mese di calendario dal ricevimento della richiesta, in conformità con l'art. 12 del GDPR. In caso di complessità o di volume elevato, tale termine potrà essere prorogato di ulteriori due mesi; in tal caso, l'interessato ne sarà debitamente informato.
3. L'interessato conserva inoltre il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati ai sensi dell'art. 77 del GDPR.

10. Prendere appunti durante i colloqui con l'aiuto dell'IA

Laddove Hive tratti i Dati Personali dell'Interessato sulla base del consenso, in particolare per quanto riguarda la conservazione facoltativa (di due) 2 anni ai fini di una futura valutazione per un ruolo, come descritto nella Sezione 5, l'Interessato ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca e senza conseguenze negative per eventuali candidature attuali o future presentate dall'Interessato. Le richieste di revoca del consenso devono essere inviate a: people@hive.app. Una volta ricevuta una richiesta di revoca valida, Hive cancellerà i Dati Personali dell'Interessato entro trenta (30) giorni di calendario, a meno che la conservazione non sia richiesta da un obbligo legale separato applicabile a Hive.

11. Modifiche alla presente informativa

Hive si riserva il diritto di modificare la presente Informativa di volta in volta per riflettere eventuali cambiamenti nelle proprie pratiche di trattamento dei dati o nella normativa applicabile. La versione attuale di questa Informativa è accessibile tramite il link fornito nella procedura di candidatura di Hive sulla sua piattaforma di reclutamento ed è datata in cima a questo documento. Qualora le modifiche siano di natura sostanziale, l'Informativa aggiornata sarà resa disponibile tramite lo stesso link e la data in cima a questo documento sarà modificata di conseguenza. Hive adotterà misure ragionevoli per portare all'attenzione degli Interessati, i cui Dati Personali sono attivamente trattati al momento di tale modifica, le modifiche sostanziali.